Stap 1. Controleer of u Bijlage VII überhaupt kunt gebruiken

Bijlage VII is een informatiedocument dat bepaalde grensoverschrijdende afvaltransporten begeleidt. Het is geen vervoerdersvergunning en vervangt ook niet de procedure van voorafgaande schriftelijke kennisgeving en toestemming. Voor een typische overbrenging binnen de EU moeten gezamenlijk worden vastgesteld: de juiste afvalvermelding, de beoogde verwerking, de hoeveelheid en de status van de betrokken partijen.

Op grond van artikel 4, lid 4 omvat de informatieprocedure van artikel 18 bepaalde voor nuttige toepassing bestemde afvalstoffen, waaronder afval uit Bijlage III, toegestane mengsels uit Bijlage IIIA en afval uit Bijlage IIIB, indien de hoeveelheid meer dan 20 kg bedraagt. Een afzonderlijke route op grond van artikel 4, lid 5 betreft afval dat uitdrukkelijk bestemd is voor laboratoriumanalyses of experimentele proeven, onder de voorwaarden van die bepaling; de basislimiet bedraagt 250 kg, tenzij de bevoegde autoriteiten in het concrete geval een grotere hoeveelheid overeenkomen.

Controleer ook of de vervoerder beschikt over de vereiste nationale registraties voor het land van verzending, bestemming en doorvoer. Een correct ingevulde Bijlage VII vervangt bijvoorbeeld niet de Poolse BDO-registratie of de relevante Duitse melding van de vervoersactiviteit.

Stap 2. Onderscheid drie gegevens over het afval

Voorbeeld: als de opdrachtgever alleen 15 01 02 doorgeeft, kent u de code uit de EU-afvalstoffenlijst. U hebt nog steeds een beschrijving van de samenstelling nodig, informatie over verontreinigingen, de juiste classificatievermelding voor de overbrenging en bevestiging van het beoogde verwerkingsproces. Voeg niet uit het hoofd een Bazel-/OESO-code toe als automatische tegenhanger van de EWC-code.

Stap 3. Vul de nieuwe Bijlage VII veld voor veld in

De onderstaande veldnamen komen overeen met het Poolse formulier dat door GIOŚ beschikbaar is gesteld. Vul vóór het laden de gegevens in die al kunnen worden vastgesteld en vul de velden voor overdracht, ontvangst en nuttige toepassing op het juiste moment aan. Vul geen fictieve data of handtekeningen ‘vooraf’ in.

Velden 1–4a: wie organiseert de overbrenging en wat wordt vervoerd?

• 1. Persoon die de overbrenging organiseert. Vul de volledige bedrijfsnaam of naam van de persoon, het adres, de contactpersoon, telefoon en e-mail in. Dit is de entiteit die de overbrenging vanuit het land van verzending juridisch organiseert; vul niet automatisch de vervoerder of expediteur in alleen omdat die het document technisch voorbereidt.
• 2. Importeur/ontvanger. Vermeld de entiteit in het land van bestemming waarnaar de zending wordt gestuurd, inclusief adres en contactgegevens. Als de ontvanger en de installatie verschillende bedrijven zijn, onderscheid dan veld 2 en veld 7.
• 3. Werkelijke hoeveelheid. Vul de werkelijke massa in ton (Mg) in en, indien in het concrete geval nuttig of vereist, ook het volume in m³. Stem dit af op het weegdocument; neem niet de geschatte hoeveelheid uit de overeenkomst over als feitelijk een andere hoeveelheid is geladen.
• 4. Werkelijke datum van overbrenging. Vul de datum in waarop de feitelijke verzending begint; als het laden wordt uitgesteld, corrigeer dan het document vóór vertrek.
• 4a. Identificatienummer van de container. Vul dit in wanneer het transport plaatsvindt in een container met een dergelijk nummer. Als het niet van toepassing is, geef dit aan volgens het gebruikte formulier/systeem in plaats van een nummer te verzinnen.

Veld 5: iedere feitelijke vervoerder

5(a), 5(b), 5(c). Vul achtereenvolgens de eerste, tweede en derde vervoerder in als zij aan dezelfde overbrenging deelnemen. Het formulier voorziet in naam, adres, contactgegevens, vervoermiddel, datum van overdracht en handtekening. Zijn er meer dan drie vervoerders, voeg dan de vereiste gegevens over de overige vervoerders toe. De gegevens en overdrachtsbevestigingen moeten overeenkomen met het werkelijke verloop van het vervoer.

De onderneming die de overbrenging organiseert en de vervoerder kunnen verschillende entiteiten zijn. Een voertuigwissel betekent niet altijd een wissel van vervoerder, maar u moet controleren of alle gegevens en vereiste bevestigingen nog steeds het feitelijke vervoer weerspiegelen.

Velden 6–8: waar vertrekt het afval en waar wordt het verwerkt?

• 6. Afvalproducent. Vul zijn gegevens en contactinformatie in. Als de persoon in veld 1 niet de oorspronkelijke of nieuwe producent en ook geen inzamelaar is, raadpleeg dan de toelichting bij het formulier over het vermelden van de juiste producent of inzamelaar.
• 6a. Plaats waar de overbrenging begint. Vul het exacte adres in van de plaats waar het afval feitelijk vertrekt, evenals de gegevens van de voor die plaats verantwoordelijke persoon. Dit is een extra veld; laat het niet weg omdat het op uw oude formulier niet stond. Als de gegevens gelijk zijn aan veld 1 of 6, staat het formulier een passende verwijzing toe.
• 7. Installatie voor nuttige toepassing of laboratorium. Selecteer de juiste optie en vermeld naam, adres, contactgegevens en de feitelijke plaats waar het afval naartoe gaat. Het kantooradres van de ontvanger vervangt niet het adres van de installatie.
• 8. Handeling van nuttige toepassing (R-code) of, in het bijzondere geval van artikel 4, lid 5, verwijderingshandeling (D-code). Vul de handeling in die de installatie daadwerkelijk zal uitvoeren. Als u R12 of R13 invult, controleer dan de toelichting bij het formulier over aanvullende informatie over de volgende installatie en de geplande nuttige toepassing.

Velden 9–11: omschrijving, codes en landen

• 9. Gebruikelijke benaming van het afval. Beschrijf wat het materiaal in de praktijk is, bijvoorbeeld een bepaald type verpakkingsafval na sortering; de omschrijving moet overeenkomen met de feitelijke toestand en de toegepaste classificatie.
• 10. Identificatiecodes. Vul de relevante subvelden in: (i) vermelding uit Bijlage IX bij het Verdrag van Bazel, (ii) OESO-code indien afwijkend, (iii) passende code of codes voor een mengsel uit Bijlage IIIA, (iv) BEU-code voor Bijlage IIIB, (v) code van de EU-afvalstoffenlijst (EWC/LoW), (vi) nationale code en (vii) overige – afhankelijk van het feitelijke geval. De code in veld 10(v) alleen is niet voldoende om het afval onder de procedure van artikel 18 te laten vallen.
• 11. Betrokken landen. Vul het land van verzending, alle doorvoerlanden en het land van bestemming in. Controleer of dit overeenkomt met zowel de geplande route als de feitelijk gereden route.

Velden 12–15: verklaringen, ontvangst en nuttige toepassing

• 12. Verklaring van de opdrachtgever voor de overbrenging en de producent. Bevestigt dat de gegevens volledig zijn, dat een schriftelijke overeenkomst is gesloten met de ontvanger en, indien nodig, met de installatie, en dat de voor het bijzondere geval van artikel 4, lid 5 vereiste afspraken zijn verstrekt. Het formulier voorziet in namen, data en handtekeningen. Raadpleeg de toelichting over de handtekening van de producent of inzamelaar wanneer de organisator een andere entiteit is.
• 13. Ontvangst door de ontvanger. De ontvanger vult dit veld in nadat de zending is ontvangen, als hij niet tevens de installatie is. Hij vult naam, datum en handtekening in.
• 14. Ontvangst door de installatie voor nuttige toepassing of het laboratorium. De installatie/het laboratorium vult de daadwerkelijk ontvangen hoeveelheid, naam, datum en handtekening in. De ontvangstbevestiging moet binnen de in artikel 18 bepaalde termijn aan de opdrachtgever voor de overbrenging worden verstrekt; de bepaling noemt twee werkdagen na ontvangst.
• 15. Bevestiging van de uitgevoerde nuttige toepassing. Dit is een nieuwe, afzonderlijke fase na levering van het afval. De bevoegde installatie bevestigt dat de nuttige toepassing is uitgevoerd en vermeldt de hoeveelheid; het formulier maakt onderscheid tussen voorbereiding voor hergebruik of recycling en een andere vorm van nuttige toepassing. Volgens artikel 18 moet de bevestiging zo snel mogelijk worden verstrekt, uiterlijk 30 dagen na voltooiing van de nuttige toepassing en niet later dan één jaar na ontvangst van het afval.

Stap 4. Sluit vóór vertrek de juiste overeenkomst

Op grond van artikel 18, lid 10 is een schriftelijke overeenkomst vereist tussen de opdrachtgever voor de overbrenging en de ontvanger. Is de ontvanger niet de exploitant van de installatie, dan moet de overeenkomst ook door de exploitant van de installatie worden ondertekend. De overeenkomst moet uiterlijk bij het invullen van Bijlage VII zijn gesloten en in werking zijn getreden en moet van kracht blijven totdat het in artikel 18, lid 9 bedoelde certificaat van nuttige toepassing is afgegeven.

Zorg ervoor dat de overeenkomst ten minste de gegevens bevat van de organisator, de ontvanger en de installatie, de personen die de partijen vertegenwoordigen, de afvalomschrijving en identificatiecodes, de hoeveelheid, de handeling van nuttige toepassing en de geldigheidsduur. Ook zijn de door de regelgeving vereiste verplichtingen nodig voor het geval de overbrenging of verwerking niet volgens plan plaatsvindt. Als afval wordt overgebracht tussen twee installaties van dezelfde rechtspersoon, kan de overeenkomst volgens de regels worden vervangen door een passende verklaring van die rechtspersoon.

Een commerciële overeenkomst met de klant voldoet niet altijd aan deze voorwaarden. Vergelijk de partijen, de omschrijving van de afvalstoffen, hoeveelheden en installatie in de overeenkomst met de gegevens in Bijlage VII. Op verzoek van een toezichthoudende autoriteit moet de opdrachtgever voor de overbrenging of de ontvanger een kopie van de relevante overeenkomst overleggen.

Stap 5. Pas de juiste werkwijze toe: 2026 versus 2027

Als het document tijdens het vervoer niet online kan worden getoond, zorg er dan voor dat de betrokken partijen op een andere juridisch toegestane wijze toegang tot de vereiste informatie hebben geregeld. Plan geen transport op basis van een leeg formulier in de veronderstelling dat ontbrekende gegevens na vertrek kunnen worden toegevoegd.

Bijlage VII vóór het laden – checklist om te kopiëren

Doorloop vóór u de eerste overbrenging aanneemt deze punten één voor één:

• ☐ Ik heb een exacte beschrijving, samenstelling en de juiste EWC/LoW-code van het afval.
• ☐ Ik heb de juiste Bazel-/OESO-vermelding of passende classificatie volgens Bijlage IIIA/IIIB; ik heb verontreinigingen en het geplande proces gecontroleerd.
• ☐ Ik heb bevestigd dat voor deze overbrenging de procedure van artikel 18 geldt en niet de PIC-kennisgeving.
• ☐ Ik ken de opdrachtgever voor de overbrenging, de ontvanger, de producent, het vertrekpunt en de feitelijke installatie.
• ☐ Ik heb een geldige schriftelijke overeenkomst op grond van artikel 18 die overeenkomt met de partijen en het afval op het formulier.
• ☐ Ik heb de juiste R-code en de landen van verzending, doorvoer en bestemming ingevuld.
• ☐ Ik heb vóór vertrek de werkelijke massa, datum en gegevens van alle feitelijk betrokken vervoerders gecontroleerd.
• ☐ Ik gebruik het nieuwe Bijlage VII-formulier en de werkwijze die op de verzenddatum geldt (papier/DIWASS).
• ☐ Ik heb de vereiste nationale vergunningen/registraties van de vervoerder en de wijze van bevestiging van ontvangst en nuttige toepassing gecontroleerd.

Veelgemaakte fouten bij het invullen van Bijlage VII

Hoe kan Permitra helpen vóór de eerste overbrenging?

Wij kunnen de afvalclassificatie en de toepasselijke procedure voor de opgegeven route controleren, een voorbereide Bijlage VII beoordelen en vaststellen welke nationale registraties van de vervoerder aanvullend moeten worden geverifieerd. Bij regelmatige transporten is het ook verstandig een proces voor gegevensuitwisseling af te spreken met de opdrachtgever voor de overbrenging, de chauffeur, de ontvanger en de installatie, mede met het oog op DIWASS.

Hebt u een opdracht en weet u niet of u die met Bijlage VII kunt uitvoeren?

Stuur ons de EWC/LoW-code, de beschrijving en samenstelling van het afval, het beoogde proces en de landen van laden, doorvoer en lossen. Wij controleren welke elementen van de classificatie en documentatie vóór vertrek moeten worden bevestigd.

FAQ – Bijlage VII in 2026 en 2027

Officiële bronnen en formulier

1. Verordening (EU) 2024/1157 – artikel 4, artikel 18 en Bijlage VII
2. GIOŚ – actueel Pools formulier van Bijlage VII (PDF)
3. GIOŚ – overgangsperiode tot 1 januari 2027
4. GIOŚ – regels voor overbrenging van afval van de groene lijst en de overeenkomst
5. Europese Commissie – DIWASS en documentuitwisseling