Étape 1. Vérifiez si l’Annexe VII peut réellement être utilisée

L’Annexe VII est un document d’information accompagnant certains transferts transfrontaliers de déchets. Ce n’est ni une autorisation du transporteur ni un substitut à la procédure de notification et de consentement écrits préalables. Pour un transfert typique au sein de l’UE, il faut déterminer ensemble : l’entrée correcte du déchet, le traitement prévu, la quantité et le statut des participants.

En vertu de l’article 4, paragraphe 4 la procédure d’information de l’article 18 couvre certains déchets destinés à la valorisation, notamment les déchets de l’Annexe III, les mélanges admis de l’Annexe IIIA et les déchets de l’Annexe IIIB, si la quantité dépasse 20 kg. Une voie distincte prévue à l’article 4, paragraphe 5 concerne les déchets expressément destinés à des analyses en laboratoire ou à des essais expérimentaux, dans les conditions prévues par cette disposition ; la limite de principe est de 250 kg, sauf si les autorités compétentes conviennent d’une quantité plus élevée pour le cas concerné.

Vérifiez également que le transporteur dispose des enregistrements nationaux requis dans les pays d’expédition, de destination et de transit. Une Annexe VII correctement remplie ne remplace pas, par exemple, l’enregistrement polonais BDO ni la déclaration allemande appropriée de l’activité du transporteur.

Étape 2. Distinguez trois informations concernant le déchet

Exemple : si le donneur d’ordre fournit uniquement 15 01 02, vous connaissez le code de la liste européenne des déchets. Il vous faut encore une description de la composition, des informations sur les contaminations, l’entrée de classification appropriée pour le transfert et la confirmation du procédé de traitement prévu. N’ajoutez pas de mémoire un code Bâle/OCDE comme équivalent automatique du code EWC.

Étape 3. Remplissez la nouvelle Annexe VII champ par champ

Les intitulés des champs ci-dessous correspondent au formulaire polonais mis à disposition par le GIOŚ. Avant le chargement, complétez les données qui peuvent être établies et renseignez au moment approprié les champs confirmant la remise, la réception et la valorisation. N’inscrivez pas de dates fictives ni de signatures « à l’avance ».

Champs 1–4a : qui organise le transfert et qu’est-ce qui sera transporté ?

• 1. Personne qui organise le transfert. Indiquez la dénomination complète ou le nom et prénom, l’adresse, la personne de contact, le téléphone et l’e-mail. Il s’agit de l’entité qui organise juridiquement le transfert depuis le pays d’expédition ; n’indiquez pas automatiquement le transporteur ou le commissionnaire simplement parce qu’il prépare techniquement le document.
• 2. Importateur/destinataire. Indiquez l’entité située dans le pays de destination à laquelle l’envoi est adressé, avec son adresse et ses coordonnées. Si le destinataire et l’installation sont des entreprises différentes, distinguez le champ 2 du champ 7.
• 3. Quantité réelle. Indiquez la masse réelle en tonnes (Mg) et, lorsque cela est utile ou exigé dans le cas concerné, également le volume en m³. Faites-la correspondre au document de pesée ; ne recopiez pas une quantité estimative du contrat si une autre quantité a effectivement été chargée.
• 4. Date réelle du transfert. Indiquez la date de début effectif de l’expédition ; en cas de report du chargement, corrigez le document avant le départ.
• 4 bis. Numéro d’identification du conteneur. Renseignez-le lorsque le transport s’effectue dans un conteneur portant ce numéro. Si ce champ n’est pas applicable, indiquez-le selon le formulaire/système utilisé plutôt que d’inventer un numéro.

Champ 5 : chaque transporteur effectivement impliqué

5(a), 5(b), 5(c). Indiquez successivement le premier, le deuxième et le troisième transporteur s’ils participent au même transfert. Le formulaire prévoit le nom, l’adresse, les coordonnées, le moyen de transport, la date de remise et la signature. S’il y a plus de trois transporteurs, joignez les informations requises sur les autres. Les données et confirmations de remise doivent correspondre au déroulement réel du transport.

L’entreprise qui organise le transfert et le transporteur peuvent être des entités différentes. Un changement de véhicule ne signifie pas toujours un changement de transporteur, mais il faut vérifier que toutes les données et confirmations requises reflètent toujours le transport réel.

Champs 6–8 : d’où part le déchet et où sera-t-il traité ?

• 6. Producteur de déchets. Indiquez ses données et coordonnées. Lorsque la personne du champ 1 n’est ni le producteur initial ou nouveau ni un collecteur, consultez la note du formulaire relative à l’identification du producteur ou du collecteur approprié.
• 6a. Lieu de début du transfert. Indiquez l’adresse exacte du point depuis lequel le déchet part réellement ainsi que les coordonnées de la personne responsable de ce lieu. Il s’agit d’un champ supplémentaire ; ne l’omettez pas simplement parce qu’il ne figurait pas sur votre ancien formulaire. Si les données sont identiques à celles du champ 1 ou 6, le formulaire permet d’y faire référence.
• 7. Installation de valorisation ou laboratoire. Sélectionnez l’option appropriée et indiquez le nom, l’adresse, les coordonnées et le lieu réel auquel le déchet est livré. L’adresse du bureau du destinataire ne remplace pas l’adresse de l’installation.
• 8. Opération de valorisation (code R) ou, dans le cas particulier de l’article 4, paragraphe 5, opération d’élimination (code D). Indiquez l’opération que l’installation réalisera effectivement. Si vous indiquez R12 ou R13, consultez les notes du formulaire concernant les informations complémentaires sur l’installation ultérieure et la valorisation prévue.

Champs 9–11 : description, codes et pays

• 9. Dénomination usuelle du déchet. Décrivez le matériau tel qu’il est réellement, par exemple un type précis de déchets d’emballages après tri ; la description doit correspondre à l’état réel et à la classification retenue.
• 10. Codes d’identification. Complétez les sous-rubriques pertinentes : (i) entrée de l’Annexe IX de la Convention de Bâle, (ii) code OCDE s’il est différent, (iii) code ou codes appropriés pour un mélange de l’Annexe IIIA, (iv) code BEU pour l’Annexe IIIB, (v) code de la liste des déchets de l’UE (EWC/LoW), (vi) code national et (vii) autres – selon le cas réel. Le seul code du champ 10(v) ne suffit pas à qualifier le déchet pour la procédure de l’article 18.
• 11. Pays concernés. Indiquez le pays d’expédition, tous les pays de transit et le pays de destination. Vérifiez la cohérence avec l’itinéraire prévu et l’itinéraire effectivement suivi.

Champs 12–15 : déclarations, réception et valorisation

• 12. Déclaration de la personne qui organise le transfert et du producteur. Confirme que les données sont complètes, qu’un contrat écrit a été conclu avec le destinataire et, si nécessaire, avec l’installation, et que les arrangements requis dans le cas particulier de l’article 4, paragraphe 5, ont été fournis. Le formulaire prévoit des noms, des dates et des signatures. Consultez la note relative à la signature du producteur ou du collecteur lorsque l’organisateur est une autre entité.
• 13. Réception par le destinataire. Le destinataire complète ce champ après réception de l’envoi, s’il n’est pas également l’installation. Il indique le nom, la date et la signature.
• 14. Réception par l’installation de valorisation ou le laboratoire. L’installation/le laboratoire indique la quantité réellement reçue, le nom, la date et la signature. La confirmation de réception doit être transmise à la personne qui organise le transfert dans le délai prévu à l’article 18 ; le texte prévoit deux jours ouvrables à compter de la réception.
• 15. Confirmation de la valorisation effectuée. Il s’agit d’une nouvelle étape distincte après la livraison du déchet. L’installation concernée confirme la réalisation de la valorisation et la quantité ; le formulaire distingue la préparation en vue du réemploi ou le recyclage d’une autre forme de valorisation. Conformément à l’article 18, la confirmation intervient dès que possible, au plus tard 30 jours après l’achèvement de la valorisation et au plus tard un an après la réception du déchet.

Étape 4. Concluez le contrat approprié avant le départ

L’article 18, paragraphe 10 exige un contrat écrit entre la personne qui organise le transfert et le destinataire. Si le destinataire n’est pas l’exploitant de l’installation, le contrat doit également être signé par l’exploitant de l’installation. Le contrat doit être conclu et prendre effet au plus tard lors du remplissage de l’Annexe VII et rester en vigueur jusqu’à la délivrance du certificat de valorisation prévu à l’article 18, paragraphe 9.

Veillez à ce qu’il contienne au minimum les données de l’organisateur, du destinataire et de l’installation, des personnes représentant les parties, la description du déchet et les codes d’identification, la quantité, l’opération de valorisation et la durée de validité. Il faut également inclure les engagements prévus par la réglementation au cas où le transfert ou le traitement ne se déroulerait pas comme prévu. Si les déchets sont transférés entre deux installations appartenant à la même personne morale, la réglementation permet de remplacer le contrat par une déclaration appropriée de cette personne morale.

Un contrat commercial avec le client ne remplit pas toujours ces conditions. Comparez les parties, le périmètre des déchets, les quantités et l’installation figurant dans le contrat avec les données inscrites dans l’Annexe VII. À la demande d’une autorité de contrôle, l’organisateur ou le destinataire doit présenter une copie du contrat concerné.

Étape 5. Appliquez le bon régime : 2026 par rapport à 2027

Si le document ne peut pas être présenté en ligne pendant le transport, assurez-vous que les participants ont organisé l’accès aux informations requises par un autre moyen juridiquement admissible. Ne planifiez pas un transfert à partir d’un formulaire vide en supposant que les données manquantes seront ajoutées après le départ.

Annexe VII avant le chargement – liste de contrôle à copier

Avant d’accepter le premier transfert, passez ces points en revue un par un :

• ☐ J’ai une description précise, la composition et le bon code EWC/LoW du déchet.
• ☐ J’ai la bonne entrée Bâle/OCDE ou la qualification appropriée selon l’Annexe IIIA/IIIB ; j’ai vérifié les contaminations et le procédé prévu.
• ☐ J’ai confirmé que la procédure de l’article 18, et non la notification PIC, s’applique à ce transfert.
• ☐ Je connais la personne qui organise le transfert, le destinataire, le producteur, le point de départ et l’installation réelle.
• ☐ Je dispose d’un contrat écrit valide au titre de l’article 18, cohérent avec les parties et le déchet indiqués dans le formulaire.
• ☐ J’ai indiqué le bon code R ainsi que les pays d’expédition, de transit et de destination.
• ☐ J’ai vérifié avant le départ la masse réelle, la date et les données de tous les transporteurs effectivement impliqués.
• ☐ J’utilise le nouveau formulaire de l’Annexe VII et le régime applicable à la date d’expédition (papier/DIWASS).
• ☐ J’ai vérifié les autorisations/enregistrements nationaux requis du transporteur ainsi que la manière dont la réception et la valorisation seront confirmées.

Erreurs fréquentes lors du remplissage de l’Annexe VII

Comment Permitra peut-il vous aider avant le premier transfert ?

Nous pouvons vérifier la classification du déchet et la procédure applicable sur l’itinéraire indiqué, contrôler une Annexe VII préparée et déterminer quels enregistrements nationaux du transporteur doivent encore être vérifiés. Pour les transferts réguliers, il est également utile d’établir un processus d’échange de données avec la personne qui organise le transfert, le conducteur, le destinataire et l’installation, notamment en vue de DIWASS.

Vous avez une mission et vous ne savez pas si vous pouvez l’effectuer avec l’Annexe VII ?

Envoyez-nous le code EWC/LoW, la description et la composition du déchet, le procédé prévu ainsi que les pays de chargement, de transit et de déchargement. Nous vérifierons quels éléments de classification et de documentation doivent être confirmés avant le départ.

FAQ – Annexe VII en 2026 et 2027

Sources officielles et formulaire

1. Règlement (UE) 2024/1157 – article 4, article 18 et Annexe VII
2. GIOŚ – formulaire polonais actuel de l’Annexe VII (PDF)
3. GIOŚ – période transitoire jusqu’au 1er janvier 2027
4. GIOŚ – règles relatives aux transferts de déchets de la liste verte et au contrat
5. Commission européenne – DIWASS et échange de documents