SENT dans le transport routier – guide pour les transporteurs [CHECK-LIST GRATUITE]

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2026-07-23

Le système SENT permet de surveiller le transport de certaines marchandises sur le territoire polonais. Pour une entreprise de transport, cela signifie non seulement disposer d’un numéro de référence valide de la déclaration, mais aussi compléter correctement les données du transporteur, associer le véhicule et le dispositif de géolocalisation, et transmettre en continu les données de géolocalisation pendant le trajet en Pologne.

La plupart des problèmes apparaissent lorsque le transporteur suppose que l’ensemble de la procédure doit être géré par l’expéditeur, le destinataire ou l’organisateur du transport. En réalité, chaque partie a son propre domaine de responsabilité et certaines obligations incombent directement au transporteur.

Dans cet article, nous expliquons :

quand un transport peut être soumis à SENT,
quelles sont les obligations du transporteur,
ce qu’il faut faire avant d’entrer en Pologne,
comment procéder pendant le transport,
ce qu’il faut faire après la livraison,
comment agir en cas de panne du dispositif de localisation ou de l’application,
quelles erreurs entraînent le plus souvent des contrôles et des sanctions.

Check-list SENT prête à l’emploi pour les transporteurs

Nous avons préparé une check-list pratique à imprimer, qui guide le transporteur à travers les principales étapes avant le transport, pendant le trajet et après son achèvement.

>>> TÉLÉCHARGER LA CHECK-LIST SENT POUR LES TRANSPORTEURS <<<

La check-list contient également :

un emplacement pour le numéro de commande et le numéro SENT,
les données du conducteur et du véhicule,
une procédure abrégée pour l’exploitant,
des instructions à suivre en cas de panne,
un lien direct vers les instructions officielles PUESC relatives à la géolocalisation.

Qu’est-ce que SENT ?

SENT, le système électronique de surveillance des transports, est utilisé par l’Administration fiscale nationale polonaise pour surveiller le transport de certaines marchandises.

Les déclarations et leurs mises à jour sont effectuées par voie électronique via la plateforme PUESC. Le système permet notamment de :

créer une déclaration,
compléter les données du transporteur,
mettre à jour la déclaration,
vérifier sa validité,
transmettre les données de géolocalisation,
clôturer ou annuler la déclaration dans les cas prévus pour le type de transport concerné.

Tout transport à travers la Pologne est-il soumis à SENT ?

Non.

Le simple fait de traverser la Pologne ne signifie pas automatiquement qu’une déclaration SENT est obligatoire.

L’obligation dépend notamment :

du type de marchandise,
du code NC,
du poids brut,
du volume,
du nombre de pièces,
du type d’emballage,
du sens du transport,
du lieu de départ et d’arrivée du transport,
du statut de l’expéditeur, du destinataire et du transporteur.

Des seuils quantitatifs et des exemptions différents peuvent s’appliquer selon les groupes de marchandises. Par exemple, pour certains produits agricoles, l’obligation ne naît qu’après le dépassement d’un poids déterminé de l’envoi.

Le transporteur ne doit donc pas déterminer l’obligation uniquement sur la base d’une désignation générale de la marchandise, telle que :

huile,
produits chimiques,
déchets,
vêtements,
carburant,
produits alimentaires.

Une évaluation correcte nécessite généralement le code NC exact et, dans le cas des déchets, le code de déchet approprié.

Quelles marchandises peuvent être soumises à SENT ?

La liste des marchandises soumises à surveillance est étendue et évolue dans le temps.

Le système peut notamment couvrir certains :

carburants et huiles,
préparations lubrifiantes,
GPL,
alcools et produits contenant de l’alcool,
solvants,
tabac séché,
charbon et coke,
huiles végétales,
produits agricoles et alimentaires,
déchets,
bétons et certains mélanges prêts à l’emploi,
vêtements,
vêtements usagés,
chaussures.

Depuis le 17 mars 2026, le système SENT a été étendu à de nouvelles catégories de marchandises, notamment à certains transports de vêtements et de chaussures. L’étendue de l’obligation dépend toutefois du code NC, de la quantité, du modèle de livraison et des exemptions applicables.

Le transporteur doit toujours utiliser la liste en vigueur et les informations publiées par PUESC.

Le transport de déchets est-il soumis à SENT ?

De nombreux transports de déchets sont soumis à la surveillance SENT.

Cela concerne notamment certains transferts transfrontaliers, notamment :

l’importation de déchets en Pologne,
le transit par la Pologne,
d’autres transports couverts par le champ de surveillance en vigueur.

En pratique, avant d’entrer en Pologne, un transporteur de déchets doit vérifier non seulement les documents requis par la réglementation sur les transferts de déchets, mais aussi si une déclaration SENT est nécessaire.

Le seul fait de disposer :

de l’annexe VII,
du document de notification de transfert transfrontalier,
d’une autorisation de transport de déchets,
d’un enregistrement BDO,

ne remplace pas la déclaration SENT si le transport concerné est soumis à surveillance.

Les contrôles routiers confirment que l’absence de numéro de référence lors d’un transport international de déchets peut être considérée comme une infraction aux règles SENT.

Qui est responsable de la création de la déclaration SENT ?

L’entité responsable dépend du type de transport.

Transport commençant en Pologne

Si le transport commence sur le territoire polonais, la déclaration est généralement créée par l’entité expéditrice.

Le transporteur complète ensuite la partie de la déclaration relative au transport qu’il effectue.

Transport se terminant en Pologne

Si les marchandises sont introduites en Pologne, la déclaration est en principe créée par l’entité destinataire.

Le transporteur reste tenu de compléter et de vérifier les données relevant de son domaine de responsabilité.

Transit par la Pologne

Si le transport commence et se termine en dehors de la Pologne, mais que l’itinéraire traverse le territoire polonais, la déclaration peut relever des obligations du transporteur.

PUESC propose pour ces transports un service distinct permettant de créer, mettre à jour, compléter et clôturer la déclaration.

Le client peut-il charger le transporteur de préparer la déclaration ?

Oui.

L’expéditeur, le destinataire ou le transporteur peut autoriser une autre personne à agir en son nom. Cela ne change toutefois pas l’exigence d’exactitude des données et chaque partie reste responsable des obligations qui lui sont attribuées par la loi.

Quelles sont les obligations du transporteur ?

Le transporteur n’est pas toujours responsable de la détermination du code NC, de la quantité de marchandises ou des données commerciales de l’expéditeur et du destinataire. Il doit toutefois obtenir les informations nécessaires pour exécuter correctement le transport.

Les obligations principales du transporteur comprennent notamment :

compléter les données du transporteur,
indiquer le bon numéro d’immatriculation du véhicule,
indiquer les données requises de la semi-remorque,
associer le bon dispositif de localisation,
assurer la transmission des données de géolocalisation,
mettre à jour les données en cas de changement,
transmettre le numéro SENT au conducteur,
assurer la conformité du transport réel avec la déclaration.

Que doit faire le transporteur avant le transport ?

1. Obtenir les informations de base sur le transport

Avant d’accepter ou de commencer le transport, il est conseillé d’obtenir :

la désignation exacte de la marchandise,
le code NC,
le code de déchet si des déchets sont transportés,
le poids brut,
le volume,
le nombre de pièces,
le type d’emballage,
l’adresse de chargement,
l’adresse de déchargement,
la date prévue du transport,
le lieu ou le poste-frontière d’entrée en Pologne,
le lieu ou le poste-frontière de sortie de Pologne en cas de transit.

Le transporteur ne doit pas se fier uniquement à l’information : « le client préparera le SENT ».

Il doit savoir à quel transport se rapporte le numéro et si les données du véhicule et de l’itinéraire ont été correctement saisies.

2. Confirmer la frontière et la date d’entrée en Pologne

Pour un transport international, il convient de déterminer avant le départ :

la date prévue d’entrée en Pologne,
le point de passage de la frontière,
la date prévue de sortie,
le point de sortie de Pologne si le transport est en transit.

Les données doivent correspondre à l’organisation réelle du transport.

En cas de changement :

du jour d’entrée,
du poste-frontière,
du véhicule,
de l’itinéraire,
du lieu de livraison,

il faut vérifier si la déclaration doit être mise à jour.

3. Obtenir le numéro de référence SENT

Le conducteur ne doit pas commencer la partie polonaise du trajet sans numéro de référence valide.

Le transporteur peut vérifier le statut de la déclaration au moyen du service officiel PUESC.

Avant l’entrée, il convient de vérifier :

si le numéro existe,
s’il est actif,
s’il concerne le bon transport,
si les données du transporteur ont été complétées,
si le numéro d’immatriculation est correct,
si le bon dispositif de localisation a été associé.

4. Préparer les données du transporteur

Les informations suivantes peuvent notamment être nécessaires pour compléter la déclaration :

dénomination complète du transporteur,
identifiant fiscal ou d’enregistrement,
adresse du siège social,
numéro d’immatriculation du tracteur routier,
numéro d’immatriculation de la semi-remorque,
numéro professionnel du dispositif de localisation,
date prévue de début du transport,
informations sur l’entrée en Pologne et la sortie de Pologne.

L’étendue des données dépend du formulaire et du modèle de transport.

Dispositif de localisation SENT – que doit faire le transporteur ?

Le transporteur qui effectue un transport soumis à SENT doit assurer la transmission des données de géolocalisation.

Il peut utiliser :

un dispositif OBU,
un système externe de localisation ZSL,
l’application mobile e-TOLL PL.

Comment activer un dispositif OBU ou ZSL ?

Dans le cas d’un OBU ou d’un ZSL, le dispositif est activé pour un transport précis en associant son numéro professionnel à la déclaration SENT.

PUESC indique que le transporteur doit saisir le numéro professionnel du dispositif dans la déclaration afin d’activer l’enregistrement des données aux fins de SENT.

Avant le départ, il faut vérifier :

si le numéro du dispositif est correct,
si le dispositif est actif,
s’il est enregistré pour SENT,
si un dispositif appartenant à un autre véhicule n’a pas été associé par erreur.

La saisie d’un numéro de dispositif incorrect peut être considérée comme la communication de données non conformes à la réalité. Les contrôles de l’inspection routière polonaise montrent que la correction du numéro seulement pendant le contrôle n’efface pas l’infraction antérieure.

Comment transmettre la géolocalisation avec l’application e-TOLL PL ?

PUESC met à disposition des instructions officielles détaillées pour transmettre les données de géolocalisation au moyen de l’application mobile e-TOLL PL. Le démarrage du trajet nécessite notamment le numéro de référence SENT et une application correctement configurée.

Instructions officielles : PUESC – transmettre les données de géolocalisation du véhicule au moyen de l’application e-TOLL PL.

Avant de commencer le trajet, le conducteur doit vérifier :

si l’application est activée,
si elle a été configurée pour SENT,
si elle a accès au GPS,
si la transmission des données fonctionne,
si le téléphone dispose d’une alimentation continue,
si l’application peut fonctionner en arrière-plan.

PUESC indique que le conducteur doit vérifier que l’application est activée et correctement configurée pour partager les données SENT-GEO.

Quand faut-il activer SENT ?

SENT concerne la partie polonaise du transport.

Dans le transport international, la géolocalisation doit être activée avant l’entrée sur le territoire polonais.

L’application ne doit pas être activée :

plusieurs kilomètres après le passage de la frontière,
après avoir reçu l’information d’un contrôle,
seulement lors d’un arrêt,
après un appel du donneur d’ordre.

En cas de transit, la surveillance doit rester active pendant tout le passage en Pologne, jusqu’à la fin de la partie polonaise du transport.

Que doit avoir le conducteur lors d’un contrôle ?

Le conducteur doit pouvoir présenter :

le numéro de référence SENT,
le document de transport,
les informations sur les marchandises transportées,
les documents relatifs aux déchets, le cas échéant,
les données du dispositif de localisation,
un document remplaçant la déclaration si le transport est effectué selon la procédure officielle d’urgence.

Le numéro SENT peut être transmis au conducteur par voie électronique, mais il doit être facilement accessible lors du contrôle.

Que doit faire le transporteur pendant le transport ?

1. Maintenir la géolocalisation active

Pendant toute la partie polonaise du trajet, il ne faut pas :

fermer l’application,
éteindre le téléphone,
désactiver le GPS,
désactiver la transmission de données,
déconnecter l’OBU ou le ZSL,
utiliser un mode d’économie d’énergie qui bloque l’application.

2. Surveiller le fonctionnement du dispositif

Le transporteur ou l’exploitant peut vérifier sur PUESC les données de géolocalisation du moyen de transport.

Les informations suivantes peuvent être nécessaires :

le numéro de référence SENT,
le numéro d’immatriculation du véhicule,
le numéro du dispositif de localisation.

3. Mettre à jour les données après un changement de véhicule

Si le tracteur, la semi-remorque ou le dispositif de localisation change pendant le transport, la déclaration doit être mise à jour avant de poursuivre le trajet.

Le transport ne doit pas se poursuivre avec les données du véhicule précédent.

4. Signaler un changement d’itinéraire ou de date

L’exploitant doit être informé en cas de changement :

de la date d’entrée en Pologne,
du poste-frontière d’entrée,
du poste-frontière de sortie,
du lieu de déchargement,
du destinataire,
de l’itinéraire,
du véhicule,
du dispositif de localisation.

Il faut ensuite déterminer si la déclaration doit être mise à jour.

Que faire en cas de panne de l’application ou du dispositif ?

Une panne du dispositif de localisation ne doit pas être ignorée.

Le conducteur doit :

arrêter le véhicule dans un endroit sûr,
informer l’exploitant,
communiquer le numéro SENT et sa position actuelle,
vérifier l’alimentation électrique,
vérifier la connexion internet et le GPS,
redémarrer l’application ou le dispositif,
utiliser un dispositif de remplacement s’il est disponible,
s’assurer que le nouveau dispositif a été associé à la déclaration,
reprendre la route après le rétablissement de la transmission.

PUESC publie des instructions distinctes en cas d’indisponibilité officielle du registre SENT.

Il faut toutefois distinguer :

une panne officielle de l’ensemble du système,
une panne du téléphone du conducteur,
une absence de connexion internet,
une erreur de mot de passe,
une absence d’accès au compte d’un utilisateur particulier.

Les problèmes techniques d’un seul utilisateur ne déclenchent pas automatiquement la procédure d’urgence SENT.

Que faut-il faire après la fin du transport ?

Après la livraison, le transporteur doit :

arrêter la transmission des données de géolocalisation au moment approprié,
confirmer à l’exploitant la fin du transport,
vérifier si un complément de la déclaration est requis de son côté,
conserver le numéro SENT,
conserver les documents de transport,
conserver les confirmations des mises à jour,
documenter les pannes et les interruptions de transmission,
conserver les informations concernant les changements de véhicule ou d’itinéraire.

La surveillance ne doit pas être désactivée avant la fin de la partie polonaise du transport.

Le transporteur est-il responsable des erreurs dans la déclaration ?

Le transporteur est principalement responsable des données relevant de son domaine, notamment :

les données du transporteur,
le véhicule,
le dispositif de localisation,
la mise à jour des changements,
la transmission correcte des données de géolocalisation.

Cela ne signifie toutefois pas qu’il doit ignorer complètement les erreurs manifestes dans les autres parties de la déclaration.

Si le numéro SENT indique :

une autre marchandise,
un autre destinataire,
un autre véhicule,
un autre lieu de déchargement,
un autre itinéraire,

le transport ne doit pas commencer tant que l’écart n’a pas été clarifié.

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes des transporteurs ?

Les problèmes les plus fréquents sont :

l’absence de numéro SENT avant l’entrée en Pologne,
l’activation de l’application seulement après le passage de la frontière,
un numéro d’immatriculation incorrect,
la saisie du dispositif de localisation d’un autre véhicule,
un dispositif enregistré dans e-TOLL mais non configuré pour SENT,
l’absence d’internet ou d’alimentation du téléphone,
l’arrêt de l’application en arrière-plan,
le changement de tracteur sans mise à jour,
l’absence de réaction à un changement de frontière ou de date,
l’absence du numéro SENT chez le conducteur,
l’idée que seul le client est responsable de toutes les démarches,
l’absence de procédure d’urgence,
la confusion entre le SENT classique et le registre RMPD.

SENT et RMPD – s’agit-il de la même obligation ?

Non.

La surveillance des marchandises SENT et la déclaration RMPD concernant certains transports routiers internationaux sont deux procédures distinctes au sein de l’infrastructure PUESC.

Un transporteur étranger doit vérifier séparément :

si les marchandises sont soumises à SENT,
si le transport lui-même est soumis à une déclaration RMPD,
si les deux déclarations sont nécessaires dans le cas concerné.

Pour RMPD également, PUESC souligne la nécessité de disposer d’un dispositif de localisation enregistré et actif.

Comment Permitra peut-elle vous aider ?

Permitra accompagne les entreprises de transport et de commission de transport, les expéditeurs et les destinataires dans la gestion correcte des obligations SENT.

Nous pouvons notamment vous aider à :

évaluer si une marchandise donnée est soumise à SENT,
analyser le code NC,
analyser un transport de déchets,
enregistrer une entreprise sur PUESC,
obtenir les autorisations nécessaires,
préparer la déclaration,
compléter les données du transporteur,
configurer le dispositif de localisation,
préparer des instructions pour les conducteurs,
gérer un changement de véhicule,
gérer les pannes,
mettre à jour la déclaration,
préparer une procédure interne,
former les exploitants et les conducteurs.

Notre assistance ne se limite pas à la remise d’un numéro ou d’un formulaire.

Nous vous aidons à gérer l’ensemble du processus :

avant le transport,
pendant le trajet,
après la livraison.

Le client peut nous poser autant de questions qu’il le souhaite, avant le début de la coopération comme pendant l’exécution du transport.

Avez-vous un transport soumis à SENT ?

Contactez-nous si :

vous transportez des déchets,
vous effectuez un transit par la Pologne,
votre client exige un numéro SENT,
vous êtes un transporteur étranger,
vous ne savez pas si vous avez besoin de SENT ou de RMPD,
vous n’avez pas accès à PUESC,
le conducteur rencontre un problème avec le dispositif de localisation,
le véhicule ou l’itinéraire a changé,
vous souhaitez mettre en place une procédure sûre dans votre entreprise.

Nous vérifierons le transport concerné, déterminerons les obligations applicables et vous aiderons à le préparer correctement.

Vous réalisez le transport. Nous vous aidons à gérer SENT, PUESC, la géolocalisation et la sécurité de l’ensemble du processus.