SENT im Straßentransport – Leitfaden für Transportunternehmen [KOSTENLOSE CHECKLISTE]

Das SENT-System dient der Überwachung der Beförderung bestimmter Waren auf dem Gebiet Polens. Für ein Transportunternehmen bedeutet dies nicht nur, dass eine gültige Referenznummer der Anmeldung vorliegen muss, sondern auch, dass die Angaben zum Beförderer korrekt ergänzt, das Fahrzeug und das Ortungsgerät zugeordnet und während der Fahrt durch Polen fortlaufend Geolokalisierungsdaten übermittelt werden müssen.

Die meisten Probleme entstehen, wenn der Beförderer davon ausgeht, dass das gesamte Verfahren vom Versender, Empfänger oder Transportorganisator erledigt werden sollte. Tatsächlich hat jede Partei einen eigenen Verantwortungsbereich, und ein Teil der Pflichten liegt unmittelbar beim Beförderer.

In diesem Artikel erläutern wir:

• wann ein Transport SENT-pflichtig sein kann,
• welche Pflichten der Beförderer hat,
• was vor der Einfahrt nach Polen zu tun ist,
• wie während der Beförderung vorzugehen ist,
• was nach der Lieferung zu tun ist,
• wie bei einem Ausfall des Ortungsgeräts oder der Anwendung vorzugehen ist,
• welche Fehler am häufigsten zu Kontrollen und Sanktionen führen.

Fertige SENT-Checkliste für Beförderer

Wir haben eine praktische Checkliste zum Ausdrucken vorbereitet, die den Beförderer durch die wichtigsten Schritte vor dem Transport, während der Fahrt und nach dessen Abschluss führt.

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Die Checkliste enthält außerdem:

• Platz für die Auftragsnummer und die SENT-Nummer,
• Angaben zum Fahrer und Fahrzeug,
• ein verkürztes Verfahren für den Disponenten,
• eine Anleitung für den Fall einer Störung,
• einen direkten Link zur offiziellen PUESC-Anleitung zur Geolokalisierung.

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Was ist SENT?

SENT, das elektronische System zur Transportüberwachung, wird von der polnischen Nationalen Steuerverwaltung zur Überwachung der Beförderung bestimmter Waren eingesetzt.

Anmeldungen und deren Aktualisierungen werden elektronisch über die PUESC-Plattform vorgenommen. Das System ermöglicht unter anderem:

• die Erstellung einer Anmeldung,
• die Ergänzung der Angaben zum Beförderer,
• die Aktualisierung der Anmeldung,
• die Prüfung ihrer Gültigkeit,
• die Übermittlung von Geolokalisierungsdaten,
• den Abschluss oder die Stornierung der Anmeldung, sofern dies für die betreffende Beförderungsart vorgesehen ist.

Unterliegt jeder Transport durch Polen dem SENT-System?

Nein.

Die bloße Durchfahrt durch Polen führt nicht automatisch dazu, dass eine SENT-Anmeldung erforderlich ist.

Die Pflicht hängt unter anderem ab von:

• der Art der Ware,
• dem KN-Code,
• dem Bruttogewicht,
• dem Volumen,
• der Stückzahl,
• der Art der Verpackung,
• der Beförderungsrichtung,
• dem Ort des Beginns und des Endes der Beförderung,
• dem Status des Versenders, Empfängers und Beförderers.

Für einzelne Warengruppen können unterschiedliche Mengenschwellen und Ausnahmen gelten. Bei bestimmten landwirtschaftlichen Erzeugnissen entsteht die Pflicht beispielsweise erst, wenn ein festgelegtes Sendungsgewicht überschritten wird.

Der Beförderer sollte die Pflicht daher nicht ausschließlich anhand einer allgemeinen Warenbezeichnung beurteilen, wie etwa:

• Öl,
• Chemikalien,
• Abfälle,
• Bekleidung,
• Kraftstoff,
• Lebensmittel.

Für eine korrekte Beurteilung wird in der Regel der genaue KN-Code und bei Abfällen zusätzlich der richtige Abfallschlüssel benötigt.

Welche Waren können SENT-pflichtig sein?

Der Katalog der überwachten Waren ist umfangreich und wird geändert.

Das System kann unter anderem ausgewählte folgende Waren umfassen:

• Kraftstoffe und Öle,
• Schmiermittelzubereitungen,
• Flüssiggas (LPG),
• Alkohol und alkoholhaltige Erzeugnisse,
• Lösungsmittel,
• getrockneten Tabak,
• Kohle und Koks,
• Pflanzenöle,
• landwirtschaftliche Erzeugnisse und Lebensmittel,
• Abfälle,
• Beton und bestimmte einbaufertige Massen,
• Bekleidung,
• gebrauchte Bekleidung,
• Schuhe.

Seit dem 17. März 2026 wurde das SENT-System auf weitere Warenkategorien ausgeweitet, darunter bestimmte Beförderungen von Bekleidung und Schuhen. Der Umfang der Pflicht hängt jedoch vom KN-Code, der Menge, dem Liefermodell und den vorgesehenen Ausnahmen ab.

Der Beförderer sollte stets den aktuellen Katalog und die von PUESC veröffentlichten Informationen verwenden.

Unterliegt die Beförderung von Abfällen dem SENT-System?

Viele Abfalltransporte unterliegen der SENT-Überwachung.

Dies betrifft insbesondere bestimmte grenzüberschreitende Verbringungen, darunter:

• die Einfuhr von Abfällen nach Polen,
• den Transit durch Polen,
• andere Beförderungen, die unter den geltenden Überwachungsumfang fallen.

In der Praxis sollte ein Beförderer, der Abfälle transportiert, vor der Einfahrt nach Polen nicht nur die nach den Vorschriften über die Abfallverbringung erforderlichen Unterlagen prüfen, sondern auch feststellen, ob eine SENT-Anmeldung erforderlich ist.

Das bloße Vorhandensein von:

• Anhang VII,
• einem Notifizierungsdokument für die grenzüberschreitende Verbringung,
• einer Abfalltransportgenehmigung,
• einer BDO-Registrierung,

ersetzt die SENT-Anmeldung nicht, wenn die konkrete Beförderung der Überwachung unterliegt.

Straßenkontrollen bestätigen, dass das Fehlen einer Referenznummer bei einer internationalen Abfallbeförderung als Verstoß gegen die SENT-Vorschriften gewertet werden kann.

Wer ist für die Erstellung der SENT-Anmeldung verantwortlich?

Die verantwortliche Stelle hängt von der Art der Beförderung ab.

In Polen beginnende Beförderung

Beginnt die Beförderung auf polnischem Gebiet, wird die Anmeldung in der Regel vom versendenden Unternehmen erstellt.

Anschließend ergänzt der Beförderer den Teil der Anmeldung, der den von ihm ausgeführten Transport betrifft.

In Polen endende Beförderung

Werden die Waren nach Polen eingeführt, wird die Anmeldung grundsätzlich vom empfangenden Unternehmen erstellt.

Der Beförderer ist weiterhin verpflichtet, die Daten zu ergänzen und zu prüfen, die in seinen Verantwortungsbereich fallen.

Transit durch Polen

Beginnt und endet die Beförderung außerhalb Polens, führt die Strecke jedoch durch polnisches Hoheitsgebiet, kann die Anmeldung zu den Pflichten des Beförderers gehören.

PUESC stellt für solche Beförderungen einen gesonderten Dienst zur Verfügung, mit dem die Anmeldung erstellt, aktualisiert, ergänzt und abgeschlossen werden kann.

Kann der Kunde den Beförderer mit der Erstellung der Anmeldung beauftragen?

Ja.

Der Versender, Empfänger oder Beförderer kann eine andere Person bevollmächtigen, in seinem Namen zu handeln. Dies ändert jedoch nichts daran, dass die Angaben korrekt sein müssen und die einzelnen Parteien weiterhin für die ihnen gesetzlich zugewiesenen Pflichten verantwortlich bleiben.

Welche Pflichten hat der Beförderer?

Der Beförderer ist nicht immer für die Festlegung des KN-Codes, der Warenmenge oder der Handelsangaben von Versender und Empfänger verantwortlich. Er sollte jedoch die Informationen einholen, die für eine ordnungsgemäße Durchführung der Beförderung erforderlich sind.

Zu den grundlegenden Pflichten des Beförderers gehören insbesondere:

• die Ergänzung der Angaben zum Beförderer,
• die Angabe des richtigen amtlichen Kennzeichens des Fahrzeugs,
• die Angabe der erforderlichen Aufliegerdaten,
• die Zuordnung des richtigen Ortungsgeräts,
• die Sicherstellung der Übermittlung von Geolokalisierungsdaten,
• die Aktualisierung der Daten bei Änderungen,
• die Übergabe der SENT-Nummer an den Fahrer,
• die Sicherstellung, dass die tatsächliche Beförderung mit der Anmeldung übereinstimmt.

Was sollte der Beförderer vor dem Transport tun?

1. Grundlegende Informationen zur Beförderung einholen

Vor der Annahme oder dem Beginn des Transports sollten folgende Angaben eingeholt werden:

• genaue Warenbezeichnung,
• KN-Code,
• Abfallschlüssel, wenn Abfälle befördert werden,
• Bruttogewicht,
• Volumen,
• Stückzahl,
• Art der Verpackung,
• Ladeadresse,
• Entladeadresse,
• geplantes Transportdatum,
• Ort oder Grenzübergang der Einfahrt nach Polen,
• Ort oder Grenzübergang der Ausfahrt aus Polen bei Transitbeförderungen.

Der Beförderer sollte sich nicht ausschließlich auf die Information „Der Kunde bereitet SENT vor“ verlassen.

Er sollte wissen, auf welche Beförderung sich die Nummer bezieht und ob die Fahrzeug- und Streckendaten korrekt eingegeben wurden.

2. Grenzübergang und Datum der Einfahrt nach Polen bestätigen

Bei internationalen Beförderungen sollten vor Fahrtbeginn folgende Angaben festgelegt werden:

• voraussichtliches Datum der Einfahrt nach Polen,
• Ort des Grenzübertritts,
• geplantes Ausfahrtsdatum,
• Ort der Ausfahrt aus Polen, wenn es sich um einen Transit handelt.

Die Angaben sollten der tatsächlichen Organisation der Beförderung entsprechen.

Ändert sich:

• der Einreisetag,
• der Grenzübergang,
• das Fahrzeug,
• die Route,
• der Lieferort,

muss geprüft werden, ob die Anmeldung aktualisiert werden muss.

3. SENT-Referenznummer erhalten

Der Fahrer sollte den polnischen Streckenabschnitt nicht ohne gültige Referenznummer beginnen.

Der Beförderer kann den Status der Anmeldung über den offiziellen PUESC-Dienst prüfen.

Vor der Einfahrt ist zu prüfen:

• ob die Nummer existiert,
• ob sie aktiv ist,
• ob sie die richtige Beförderung betrifft,
• ob die Angaben zum Beförderer ergänzt wurden,
• ob das amtliche Kennzeichen korrekt ist,
• ob das richtige Ortungsgerät angegeben wurde.

4. Angaben zum Beförderer vorbereiten

Für die Ergänzung der Anmeldung können unter anderem folgende Angaben erforderlich sein:

• vollständige Firma des Beförderers,
• Steuer- oder Registrierungsnummer,
• Anschrift des Firmensitzes,
• amtliches Kennzeichen der Zugmaschine,
• amtliches Kennzeichen des Aufliegers,
• Geschäftsnummer des Ortungsgeräts,
• geplantes Datum des Transportbeginns,
• Angaben zur Einfahrt nach und Ausfahrt aus Polen.

Der Umfang der Daten hängt vom Formular und vom Beförderungsmodell ab.

SENT-Ortungsgerät – was muss der Beförderer tun?

Ein Beförderer, der einen SENT-pflichtigen Transport ausführt, muss die Übermittlung von Geolokalisierungsdaten sicherstellen.

Er kann verwenden:

• ein OBU-Gerät,
• ein externes Ortungssystem (ZSL),
• die mobile Anwendung e-TOLL PL.

Wie wird ein OBU- oder ZSL-Ortungsgerät aktiviert?

Bei OBU oder ZSL wird das Ortungsgerät für eine konkrete Beförderung aktiviert, indem seine Geschäftsnummer der SENT-Anmeldung zugeordnet wird.

PUESC weist darauf hin, dass der Beförderer die Geschäftsnummer des Ortungsgeräts in die Anmeldung eintragen muss, damit die Datenaufzeichnung für SENT aktiviert wird.

Vor der Abfahrt ist zu prüfen:

• ob die Nummer des Ortungsgeräts korrekt ist,
• ob das Gerät aktiv ist,
• ob es für SENT registriert ist,
• ob nicht versehentlich ein Gerät aus einem anderen Fahrzeug zugeordnet wurde.

Die Eingabe einer falschen Ortungsgerätenummer kann als Angabe von Daten gewertet werden, die nicht dem tatsächlichen Zustand entsprechen. Kontrollen der polnischen Straßenverkehrsinspektion zeigen, dass eine Korrektur der Nummer erst während der Kontrolle den vorherigen Verstoß nicht beseitigt.

Wie werden Geolokalisierungsdaten über die Anwendung e-TOLL PL übermittelt?

PUESC stellt eine offizielle Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Übermittlung von Geolokalisierungsdaten über die mobile Anwendung e-TOLL PL bereit. Für den Start der Fahrt werden unter anderem die SENT-Referenznummer und eine korrekt konfigurierte Anwendung benötigt.

Offizielle Anleitung: PUESC – Geolokalisierungsdaten des Fahrzeugs mit der Anwendung e-TOLL PL übermitteln.

Vor Fahrtbeginn sollte der Fahrer prüfen:

• ob die Anwendung eingeschaltet ist,
• ob sie für SENT konfiguriert wurde,
• ob sie Zugriff auf GPS hat,
• ob die Datenübertragung funktioniert,
• ob das Telefon dauerhaft mit Strom versorgt wird,
• ob die Anwendung im Hintergrund ausgeführt werden kann.

PUESC weist darauf hin, dass der Fahrer prüfen sollte, ob die Anwendung eingeschaltet und für die Übermittlung von SENT-GEO-Daten korrekt konfiguriert ist.

Wann muss SENT aktiviert werden?

SENT betrifft den polnischen Abschnitt der Beförderung.

Bei internationalen Beförderungen muss die Geolokalisierung vor der Einfahrt in das polnische Hoheitsgebiet aktiviert werden.

Die Anwendung darf nicht erst aktiviert werden:

• einige Kilometer nach dem Grenzübertritt,
• nach Erhalt einer Information über eine Kontrolle,
• erst während eines Halts,
• nach einem Anruf des Auftraggebers.

Bei Transitbeförderungen sollte die Überwachung während der gesamten Durchfahrt durch Polen bis zum Ende des polnischen Streckenabschnitts aktiv bleiben.

Was sollte der Fahrer bei einer Kontrolle vorlegen können?

Der Fahrer sollte Folgendes vorlegen können:

• die SENT-Referenznummer,
• das Beförderungsdokument,
• Informationen über die beförderten Waren,
• Abfallbegleitdokumente, sofern zutreffend,
• Angaben zum Ortungsgerät,
• ein die Anmeldung ersetzendes Dokument, wenn die Beförderung nach dem offiziellen Notfallverfahren erfolgt.

Die SENT-Nummer kann dem Fahrer elektronisch übermittelt werden, sollte bei einer Kontrolle jedoch leicht zugänglich sein.

Was sollte der Beförderer während des Transports tun?

1. Geolokalisierung aktiv halten

Während des gesamten polnischen Streckenabschnitts darf Folgendes nicht erfolgen:

• die Anwendung ausschalten,
• das Telefon ausschalten,
• GPS ausschalten,
• die Datenübertragung ausschalten,
• OBU oder ZSL trennen,
• einen Energiesparmodus verwenden, der die Anwendung blockiert.

2. Funktion des Geräts überwachen

Der Beförderer oder Disponent kann die Geolokalisierungsdaten des Transportmittels auf PUESC prüfen.

Hierfür können erforderlich sein:

• die SENT-Referenznummer,
• das amtliche Kennzeichen des Fahrzeugs,
• die Nummer des Ortungsgeräts.

3. Daten nach einem Fahrzeugwechsel aktualisieren

Wenn während der Beförderung die Zugmaschine, der Auflieger oder das Ortungsgerät gewechselt wird, muss die Anmeldung vor der Weiterfahrt aktualisiert werden.

Die Beförderung darf nicht mit den Daten des vorherigen Fahrzeugs fortgesetzt werden.

4. Änderungen der Route oder des Termins melden

Der Disponent sollte informiert werden, wenn sich Folgendes ändert:

• Datum der Einfahrt nach Polen,
• Grenzübergang bei der Einfahrt,
• Grenzübergang bei der Ausfahrt,
• Entladeort,
• Empfänger,
• Route,
• Fahrzeug,
• Ortungsgerät.

Anschließend ist zu beurteilen, ob die Anmeldung aktualisiert werden muss.

Was ist bei einem Ausfall der Anwendung oder des Ortungsgeräts zu tun?

Ein Ausfall des Ortungsgeräts darf nicht ignoriert werden.

Der Fahrer sollte:

1. das Fahrzeug an einem sicheren Ort anhalten,
2. den Disponenten informieren,
3. die SENT-Nummer und den aktuellen Standort angeben,
4. die Stromversorgung prüfen,
5. Internetverbindung und GPS prüfen,
6. die Anwendung oder das Gerät neu starten,
7. ein Ersatzgerät verwenden, sofern verfügbar,
8. sicherstellen, dass das neue Gerät der Anmeldung zugeordnet wurde,
9. die Fahrt nach Wiederherstellung der Übertragung fortsetzen.

PUESC veröffentlicht eine gesonderte Anleitung für den Fall einer offiziellen Nichtverfügbarkeit des SENT-Registers.

Dabei ist jedoch zu unterscheiden zwischen:

• einem offiziellen Ausfall des gesamten Systems,
• einem Ausfall des Telefons des Fahrers,
• fehlender Internetverbindung,
• einem Passwortfehler,
• fehlendem Zugang zum Konto eines bestimmten Nutzers.

Technische Probleme bei einem einzelnen Nutzer führen nicht automatisch zur Anwendung des SENT-Notfallverfahrens.

Was ist nach Abschluss des Transports zu tun?

Nach der Lieferung sollte der Beförderer:

• die Übermittlung der Geolokalisierungsdaten zum richtigen Zeitpunkt beenden,
• dem Disponenten den Abschluss der Beförderung bestätigen,
• prüfen, ob von seiner Seite weitere Ergänzungen der Anmeldung erforderlich sind,
• die SENT-Nummer aufbewahren,
• die Beförderungsdokumente aufbewahren,
• Bestätigungen von Aktualisierungen aufbewahren,
• Störungen und Unterbrechungen der Datenübertragung dokumentieren,
• Informationen über Änderungen des Fahrzeugs oder der Route aufbewahren.

Die Überwachung darf nicht vor dem Ende des polnischen Streckenabschnitts ausgeschaltet werden.

Haftet der Beförderer für Fehler in der Anmeldung?

Der Beförderer ist in erster Linie für die Daten in seinem Verantwortungsbereich zuständig, insbesondere für:

• Angaben zum Beförderer,
• das Fahrzeug,
• das Ortungsgerät,
• die Aktualisierung von Änderungen,
• die ordnungsgemäße Übermittlung der Geolokalisierungsdaten.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass er offensichtliche Fehler im übrigen Teil der Anmeldung vollständig ignorieren sollte.

Wenn die SENT-Nummer Folgendes ausweist:

• eine andere Ware,
• einen anderen Empfänger,
• ein anderes Fahrzeug,
• einen anderen Entladeort,
• eine andere Route,

darf die Beförderung erst begonnen werden, nachdem die Abweichung geklärt wurde.

Welche Fehler machen Beförderer am häufigsten?

Zu den häufigsten Problemen gehören:

• keine SENT-Nummer vor der Einfahrt nach Polen,
• Start der Anwendung erst nach dem Grenzübertritt,
• falsches amtliches Kennzeichen,
• Eingabe eines Ortungsgeräts aus einem anderen Fahrzeug,
• ein in e-TOLL registriertes, aber nicht für SENT eingerichtetes Ortungsgerät,
• fehlende Internetverbindung oder Stromversorgung des Telefons,
• Beendigung der Anwendung im Hintergrund,
• Wechsel der Zugmaschine ohne Aktualisierung,
• keine Reaktion auf eine Änderung des Grenzübergangs oder Termins,
• fehlende SENT-Nummer beim Fahrer,
• die Annahme, dass ausschließlich der Kunde für alle Maßnahmen verantwortlich ist,
• fehlendes Notfallverfahren,
• Verwechslung des klassischen SENT-Verfahrens mit dem RMPD-Register.

SENT und RMPD – handelt es sich um dieselbe Pflicht?

Nein.

Die SENT-Überwachung von Waren und die RMPD-Anmeldung bestimmter internationaler Straßengüterbeförderungen sind getrennte Verfahren innerhalb der PUESC-Infrastruktur.

Ein ausländischer Beförderer sollte getrennt prüfen:

• ob die Ware SENT-pflichtig ist,
• ob die Beförderung selbst der RMPD-Anmeldung unterliegt,
• ob im konkreten Fall beide Anmeldungen erforderlich sind.

Auch bei RMPD weist PUESC darauf hin, dass ein registriertes und aktives Ortungsgerät erforderlich ist.

Wie kann Permitra helfen?

Permitra unterstützt Transport- und Speditionsunternehmen, Versender und Empfänger bei der ordnungsgemäßen Abwicklung der SENT-Pflichten.

Wir können unter anderem helfen bei:

• der Beurteilung, ob eine konkrete Ware SENT-pflichtig ist,
• der Analyse des KN-Codes,
• der Analyse von Abfalltransporten,
• der Registrierung eines Unternehmens auf PUESC,
• der Erlangung der erforderlichen Berechtigungen,
• der Erstellung der Anmeldung,
• der Ergänzung der Angaben zum Beförderer,
• der Konfiguration des Ortungsgeräts,
• der Erstellung von Anweisungen für Fahrer,
• der Abwicklung eines Fahrzeugwechsels,
• der Unterstützung bei Störungen,
• der Aktualisierung der Anmeldung,
• der Erstellung eines internen Verfahrens,
• der Schulung von Disponenten und Fahrern.

Unsere Unterstützung beschränkt sich nicht auf die Übergabe einer Nummer oder eines Formulars.

Wir helfen bei der Abwicklung des gesamten Prozesses:

• vor dem Transport,
• während der Fahrt,
• nach der Lieferung.

Der Kunde kann uns sowohl vor Beginn der Zusammenarbeit als auch während der Durchführung der Beförderung beliebig viele Fragen stellen.

Haben Sie einen SENT-pflichtigen Transport?

Kontaktieren Sie uns, wenn:

• Sie Abfälle transportieren,
• Sie einen Transit durch Polen durchführen,
• Ihr Kunde eine SENT-Nummer verlangt,
• Sie ein ausländischer Beförderer sind,
• Sie nicht wissen, ob Sie SENT oder RMPD benötigen,
• Sie keinen Zugang zu PUESC haben,
• der Fahrer ein Problem mit dem Ortungsgerät hat,
• sich das Fahrzeug oder die Route geändert hat,
• Sie ein sicheres Verfahren in Ihrem Unternehmen einführen möchten.

Wir prüfen die konkrete Beförderung, zeigen die geltenden Pflichten auf und helfen bei der ordnungsgemäßen Vorbereitung.

Sie führen den Transport durch. Wir helfen Ihnen, SENT, PUESC, Geolokalisierung und die Sicherheit des gesamten Prozesses ordnungsgemäß zu handhaben.

Offizielle Quellen

• PUESC – Beförderung von Waren, die der SENT-Überwachung unterliegen.
• PUESC – Übermittlung von Geolokalisierungsdaten mit der Anwendung e-TOLL PL.
• PUESC – Gültigkeit einer SENT-Anmeldung prüfen.
• PUESC – Unterstützung für OBU- und ZSL-Ortungsgeräte.
• PUESC – Anleitung bei Nichtverfügbarkeit des Registers.
• Polnische Nationale Steuerverwaltung – Änderungen im SENT-System ab dem 17. März 2026.