SENT nel trasporto stradale – guida per i vettori [CHECKLIST GRATUITA]

0 Comments
2026-07-23

Il sistema SENT monitora il trasporto di determinate merci sul territorio polacco. Per un’impresa di trasporto ciò significa non solo disporre di un numero di riferimento valido della dichiarazione, ma anche completare correttamente i dati del vettore, associare il veicolo e il localizzatore e trasmettere continuamente i dati di geolocalizzazione durante il transito in Polonia.

La maggior parte dei problemi nasce quando il vettore presume che l’intera procedura debba essere gestita dal mittente, dal destinatario o dall’organizzatore del trasporto. In realtà, ogni parte ha un proprio ambito di responsabilità e alcuni obblighi ricadono direttamente sul vettore.

In questo articolo spieghiamo:

quando un trasporto può essere soggetto a SENT,
quali obblighi ha il vettore,
cosa fare prima di entrare in Polonia,
come comportarsi durante il trasporto,
cosa fare dopo la consegna,
come procedere in caso di guasto del localizzatore o dell’applicazione,
quali errori portano più spesso a controlli e sanzioni.

Checklist SENT pronta per i vettori

Abbiamo preparato una checklist pratica da stampare, che guida il vettore attraverso le operazioni più importanti prima del trasporto, durante il viaggio e dopo il suo completamento.

>>> SCARICA LA CHECKLIST SENT PER I VETTORI <<<

La checklist contiene inoltre:

uno spazio per il numero dell’ordine e il numero SENT,
i dati del conducente e del veicolo,
una procedura abbreviata per il dispatcher,
le istruzioni da seguire in caso di guasto,
un link diretto alle istruzioni ufficiali PUESC sulla geolocalizzazione.

Che cos’è SENT?

SENT, ossia il Sistema elettronico di supervisione del trasporto, è utilizzato dall’Amministrazione fiscale nazionale polacca per monitorare il trasporto di determinate merci.

Le dichiarazioni e i relativi aggiornamenti vengono effettuati elettronicamente tramite la piattaforma PUESC. Il sistema consente, tra l’altro, di:

creare una dichiarazione,
completare i dati del vettore,
aggiornare la dichiarazione,
verificarne la validità,
trasmettere i dati di geolocalizzazione,
chiudere o annullare la dichiarazione nei casi previsti per il relativo tipo di trasporto.

Ogni trasporto attraverso la Polonia è soggetto a SENT?

No.

Il semplice transito attraverso la Polonia non comporta automaticamente l’obbligo di presentare una dichiarazione SENT.

L’obbligo dipende, tra l’altro, da:

tipo di merce,
codice NC,
peso lordo,
volume,
numero di pezzi,
tipo di imballaggio,
direzione del trasporto,
luogo di inizio e di fine del trasporto,
status del mittente, del destinatario e del vettore.

Per i singoli gruppi di merci possono essere previsti limiti quantitativi ed esenzioni differenti. Ad esempio, per alcuni prodotti agricoli l’obbligo sorge solo dopo il superamento di un determinato peso della spedizione.

Il vettore non dovrebbe quindi valutare l’obbligo esclusivamente sulla base di una denominazione generica della merce, come:

olio,
prodotti chimici,
rifiuti,
abbigliamento,
carburante,
alimenti.

Per una valutazione corretta è normalmente necessario il codice NC esatto e, nel caso dei rifiuti, anche il corretto codice del rifiuto.

Quali merci possono essere soggette a SENT?

L’elenco delle merci soggette a monitoraggio è ampio e viene modificato nel tempo.

Il sistema può comprendere, tra l’altro, determinati:

carburanti e oli,
preparati lubrificanti,
GPL,
alcol e prodotti contenenti alcol,
solventi,
tabacco essiccato,
carbone e coke,
oli vegetali,
prodotti agricoli e alimentari,
rifiuti,
calcestruzzo e determinate miscele pronte per la posa,
abbigliamento,
abbigliamento usato,
calzature.

Dal 17 marzo 2026 il sistema SENT è stato esteso ad altre categorie di merci, comprese determinate spedizioni di abbigliamento e calzature. L’ambito dell’obbligo dipende tuttavia dal codice NC, dalla quantità, dal modello di consegna e dalle esenzioni applicabili.

Il vettore dovrebbe sempre utilizzare l’elenco aggiornato e le informazioni pubblicate da PUESC.

Il trasporto di rifiuti è soggetto a SENT?

Molti trasporti di rifiuti sono soggetti al monitoraggio SENT.

Ciò riguarda in particolare determinate spedizioni transfrontaliere, tra cui:

l’importazione di rifiuti in Polonia,
il transito attraverso la Polonia,
altri trasporti rientranti nell’attuale ambito di monitoraggio.

In pratica, prima di entrare in Polonia, il vettore che trasporta rifiuti dovrebbe verificare non solo i documenti richiesti dalla normativa sulle spedizioni di rifiuti, ma anche se è necessaria una dichiarazione SENT.

Il solo possesso di:

Allegato VII,
documento di notifica della spedizione transfrontaliera,
autorizzazione al trasporto di rifiuti,
iscrizione BDO,

non sostituisce la dichiarazione SENT se il trasporto specifico è soggetto a monitoraggio.

I controlli su strada confermano che l’assenza del numero di riferimento durante un trasporto internazionale di rifiuti può essere considerata una violazione delle norme SENT.

Chi è responsabile della creazione della dichiarazione SENT?

Il soggetto responsabile dipende dal tipo di trasporto.

Trasporto che inizia in Polonia

Se il trasporto inizia sul territorio polacco, la dichiarazione viene normalmente creata dal soggetto mittente.

Il vettore completa poi la parte della dichiarazione relativa al trasporto da lui eseguito.

Trasporto che termina in Polonia

Se le merci vengono introdotte in Polonia, la dichiarazione viene di norma creata dal soggetto destinatario.

Il vettore resta comunque obbligato a completare e controllare i dati che rientrano nel proprio ambito di responsabilità.

Transito attraverso la Polonia

Se il trasporto inizia e termina fuori dalla Polonia, ma il percorso attraversa il territorio polacco, la presentazione della dichiarazione può rientrare tra gli obblighi del vettore.

PUESC mette a disposizione per tali trasporti un servizio separato che consente di creare, aggiornare, integrare e chiudere la dichiarazione.

Il cliente può incaricare il vettore di preparare la dichiarazione?

Sì.

Il mittente, il destinatario o il vettore può autorizzare un’altra persona ad agire per suo conto. Ciò non modifica tuttavia l’obbligo di correttezza dei dati e ciascuna parte resta responsabile degli obblighi attribuiti dalla legge.

Quali sono gli obblighi del vettore?

Il vettore non è sempre responsabile della determinazione del codice NC, della quantità delle merci o dei dati commerciali del mittente e del destinatario. Deve tuttavia ottenere le informazioni necessarie per eseguire correttamente il trasporto.

Gli obblighi principali del vettore comprendono in particolare:

completare i dati del vettore,
indicare il corretto numero di immatricolazione del veicolo,
indicare i dati richiesti del semirimorchio,
associare il corretto dispositivo di localizzazione,
garantire la trasmissione dei dati di geolocalizzazione,
aggiornare i dati in caso di modifiche,
fornire al conducente il numero SENT,
garantire che il trasporto effettivo corrisponda alla dichiarazione.

Cosa deve fare il vettore prima del trasporto?

1. Ottenere le informazioni di base sul trasporto

Prima di accettare o iniziare il trasporto è opportuno ottenere:

la denominazione esatta della merce,
il codice NC,
il codice del rifiuto, se vengono trasportati rifiuti,
il peso lordo,
il volume,
il numero di pezzi,
il tipo di imballaggio,
l’indirizzo di carico,
l’indirizzo di scarico,
la data prevista del trasporto,
il luogo o il valico di ingresso in Polonia,
il luogo o il valico di uscita dalla Polonia in caso di transito.

Il vettore non dovrebbe basarsi esclusivamente sull’informazione: “il cliente preparerà il SENT”.

Dovrebbe sapere a quale trasporto si riferisce il numero e se i dati del veicolo e del percorso sono stati inseriti correttamente.

2. Confermare il confine e la data di ingresso in Polonia

Nel trasporto internazionale, prima dell’inizio del viaggio occorre stabilire:

la data prevista di ingresso in Polonia,
il punto di attraversamento della frontiera,
la data prevista di uscita,
il punto di uscita dalla Polonia, se il trasporto è in transito.

I dati devono corrispondere all’effettiva organizzazione del trasporto.

Se cambia:

il giorno di ingresso,
il valico di frontiera,
il veicolo,
il percorso,
il luogo di consegna,

occorre verificare se la dichiarazione deve essere aggiornata.

3. Ottenere il numero di riferimento SENT

Il conducente non dovrebbe iniziare il tratto polacco del viaggio senza un numero di riferimento valido.

Il vettore può controllare lo stato della dichiarazione tramite il servizio ufficiale PUESC.

Prima dell’ingresso occorre verificare:

se il numero esiste,
se è attivo,
se riguarda il trasporto corretto,
se i dati del vettore sono stati completati,
se il numero di immatricolazione è corretto,
se è stato associato il localizzatore corretto.

4. Preparare i dati del vettore

Per completare la dichiarazione possono essere necessari, tra l’altro:

denominazione completa del vettore,
identificativo fiscale o di registrazione,
indirizzo della sede,
numero di immatricolazione del trattore stradale,
numero di immatricolazione del semirimorchio,
numero business del dispositivo di localizzazione,
data prevista di inizio del trasporto,
informazioni sull’ingresso e sull’uscita dalla Polonia.

L’ambito dei dati dipende dal tipo di modulo e dal modello di trasporto.

Localizzatore SENT – cosa deve fare il vettore?

Il vettore che esegue un trasporto soggetto a SENT deve garantire la trasmissione dei dati di geolocalizzazione.

Può utilizzare:

un dispositivo OBU,
un sistema esterno di localizzazione ZSL,
l’applicazione mobile e-TOLL PL.

Come si attiva un localizzatore OBU o ZSL?

Nel caso di OBU o ZSL, il localizzatore viene attivato per uno specifico trasporto associando il suo numero business alla dichiarazione SENT.

PUESC indica che il vettore deve inserire il numero business del localizzatore nella dichiarazione per attivare la registrazione dei dati ai fini SENT.

Prima della partenza occorre verificare:

se il numero del localizzatore è corretto,
se il dispositivo è attivo,
se è registrato per SENT,
se non è stato associato per errore un dispositivo di un altro veicolo.

L’inserimento di un numero di localizzatore errato può essere considerato come comunicazione di dati non conformi alla situazione reale. I controlli dell’ispettorato stradale polacco mostrano che correggere il numero solo durante il controllo non elimina la violazione precedente.

Come trasmettere la geolocalizzazione con l’applicazione e-TOLL PL?

PUESC mette a disposizione istruzioni ufficiali passo dopo passo per la trasmissione dei dati di geolocalizzazione mediante l’applicazione mobile e-TOLL PL. Per avviare il viaggio sono necessari, tra l’altro, il numero di riferimento SENT e un’applicazione correttamente configurata.

Istruzioni ufficiali: PUESC – trasmissione dei dati di geolocalizzazione del veicolo tramite l’applicazione e-TOLL PL.

Prima di iniziare il viaggio, il conducente dovrebbe verificare:

se l’applicazione è attiva,
se è stata configurata per SENT,
se ha accesso al GPS,
se la trasmissione dati funziona,
se il telefono dispone di alimentazione continua,
se l’applicazione può funzionare in background.

PUESC indica che il conducente deve verificare che l’applicazione sia attiva e correttamente configurata per condividere i dati SENT-GEO.

Quando deve essere attivato SENT?

SENT riguarda il tratto polacco del trasporto.

Nel trasporto internazionale la geolocalizzazione deve essere attivata prima dell’ingresso nel territorio polacco.

L’applicazione non deve essere attivata:

alcuni chilometri dopo il passaggio della frontiera,
dopo aver ricevuto informazioni su un controllo,
solo durante una sosta,
dopo una telefonata del committente.

In caso di transito, il monitoraggio deve rimanere attivo per tutto il passaggio attraverso la Polonia, fino alla conclusione del tratto polacco.

Cosa deve avere il conducente durante un controllo?

Il conducente deve poter presentare:

il numero di riferimento SENT,
il documento di trasporto,
le informazioni sulle merci trasportate,
i documenti relativi ai rifiuti, se applicabili,
i dati del localizzatore,
un documento sostitutivo della dichiarazione, se il trasporto viene effettuato secondo la procedura di emergenza ufficiale.

Il numero SENT può essere trasmesso al conducente in forma elettronica, ma deve essere facilmente disponibile durante il controllo.

Cosa deve fare il vettore durante il trasporto?

1. Mantenere attiva la geolocalizzazione

Durante l’intero tratto polacco non si deve:

chiudere l’applicazione,
spegnere il telefono,
disattivare il GPS,
disattivare la trasmissione dati,
scollegare OBU o ZSL,
utilizzare una modalità di risparmio energetico che blocchi l’applicazione.

2. Monitorare il funzionamento del dispositivo

Il vettore o il dispatcher può controllare su PUESC i dati di geolocalizzazione del mezzo di trasporto.

Possono essere necessari:

il numero di riferimento SENT,
il numero di immatricolazione del veicolo,
il numero del dispositivo di localizzazione.

3. Aggiornare i dati dopo un cambio di veicolo

Se durante il trasporto cambia il trattore, il semirimorchio o il dispositivo di localizzazione, la dichiarazione deve essere aggiornata prima di proseguire il viaggio.

Il trasporto non deve continuare con i dati del veicolo precedente.

4. Comunicare un cambio di percorso o di data

Il dispatcher deve essere informato se cambia:

la data di ingresso in Polonia,
il valico di ingresso,
il valico di uscita,
il luogo di scarico,
il destinatario,
il percorso,
il veicolo,
il localizzatore.

Successivamente occorre valutare se la dichiarazione deve essere aggiornata.

Cosa fare in caso di guasto dell’applicazione o del localizzatore?

Un guasto del localizzatore non deve essere ignorato.

Il conducente deve:

fermare il veicolo in un luogo sicuro,
informare il dispatcher,
comunicare il numero SENT e la posizione attuale,
controllare l’alimentazione,
controllare internet e GPS,
riavviare l’applicazione o il dispositivo,
utilizzare un dispositivo sostitutivo, se disponibile,
assicurarsi che il nuovo dispositivo sia stato associato alla dichiarazione,
riprendere la marcia dopo il ripristino della trasmissione.

PUESC pubblica istruzioni separate per il caso di indisponibilità ufficiale del registro SENT.

Occorre tuttavia distinguere tra:

un guasto ufficiale dell’intero sistema,
un guasto del telefono del conducente,
assenza di connessione internet,
errore della password,
mancanza di accesso all’account di un singolo utente.

I problemi tecnici di un singolo utente non attivano automaticamente la procedura di emergenza SENT.

Cosa fare dopo il completamento del trasporto?

Dopo la consegna, il vettore deve:

interrompere la trasmissione dei dati di geolocalizzazione al momento corretto,
confermare al dispatcher il completamento del trasporto,
verificare se da parte sua è necessario completare ulteriormente la dichiarazione,
conservare il numero SENT,
conservare i documenti di trasporto,
conservare le conferme degli aggiornamenti,
documentare i guasti e le interruzioni della trasmissione,
conservare le informazioni relative ai cambi di veicolo o percorso.

Il monitoraggio non deve essere disattivato prima della conclusione del tratto polacco.

Il vettore risponde degli errori nella dichiarazione?

Il vettore è responsabile soprattutto dei dati che rientrano nel proprio ambito, in particolare:

dati del vettore,
veicolo,
localizzatore,
aggiornamento delle modifiche,
corretta trasmissione dei dati di geolocalizzazione.

Ciò non significa tuttavia che debba ignorare completamente gli errori evidenti nelle altre parti della dichiarazione.

Se il numero SENT indica:

merci diverse,
un destinatario diverso,
un veicolo diverso,
un luogo di scarico diverso,
un percorso diverso,

il trasporto non deve iniziare finché la discrepanza non viene chiarita.

Quali sono gli errori più comuni dei vettori?

I problemi più frequenti sono:

assenza del numero SENT prima dell’ingresso in Polonia,
avvio dell’applicazione solo dopo il passaggio della frontiera,
numero di immatricolazione errato,
inserimento del localizzatore di un altro veicolo,
localizzatore registrato in e-TOLL ma non predisposto per SENT,
assenza di internet o di alimentazione del telefono,
chiusura dell’applicazione in background,
cambio del trattore senza aggiornamento,
mancata reazione a un cambio di frontiera o di data,
assenza del numero SENT presso il conducente,
presunzione che tutte le operazioni siano responsabilità esclusiva del cliente,
assenza di una procedura di emergenza,
confusione tra SENT ordinario e registro RMPD.

SENT e RMPD – sono lo stesso obbligo?

No.

Il monitoraggio delle merci SENT e la dichiarazione RMPD relativa a determinati trasporti stradali internazionali sono processi separati che funzionano nell’ambito dell’infrastruttura PUESC.

Un vettore straniero deve verificare separatamente:

se le merci sono soggette a SENT,
se il trasporto stesso è soggetto alla dichiarazione RMPD,
se nel caso specifico sono necessarie entrambe le dichiarazioni.

Anche per RMPD, PUESC sottolinea la necessità di disporre di un localizzatore registrato e attivo.

Come può aiutare Permitra?

Permitra supporta imprese di trasporto e spedizione, mittenti e destinatari nella corretta gestione degli obblighi SENT.

Possiamo aiutare, tra l’altro, con:

la valutazione se determinate merci siano soggette a SENT,
l’analisi del codice NC,
l’analisi del trasporto di rifiuti,
la registrazione dell’impresa su PUESC,
l’ottenimento delle autorizzazioni necessarie,
la preparazione della dichiarazione,
il completamento dei dati del vettore,
la configurazione del localizzatore,
la preparazione delle istruzioni per i conducenti,
la gestione del cambio di veicolo,
la gestione dei guasti,
l’aggiornamento della dichiarazione,
la preparazione di una procedura interna,
la formazione di dispatcher e conducenti.

La nostra assistenza non si limita alla consegna di un numero o di un modulo.

Aiutiamo a gestire l’intero processo:

prima del trasporto,
durante il viaggio,
dopo la consegna.

Il cliente può porci qualsiasi numero di domande, sia prima dell’inizio della collaborazione sia durante l’esecuzione del trasporto.

Hai un trasporto soggetto a SENT?

Contattaci se:

trasporti rifiuti,
effettui un transito attraverso la Polonia,
il cliente richiede un numero SENT,
sei un vettore straniero,
non sai se ti serve SENT o RMPD,
non hai accesso a PUESC,
il conducente ha un problema con il localizzatore,
il veicolo o il percorso sono cambiati,
vuoi implementare una procedura sicura nella tua impresa.

Verificheremo il trasporto specifico, indicheremo gli obblighi applicabili e ti aiuteremo a prepararlo correttamente.

Tu esegui il trasporto. Noi ti aiutiamo a gestire SENT, PUESC, la geolocalizzazione e la sicurezza dell’intero processo.