SENT in het wegvervoer – gids voor vervoerders [GRATIS CHECKLIST]

Het SENT-systeem bewaakt het vervoer van bepaalde goederen op het grondgebied van Polen. Voor een transportbedrijf betekent dit niet alleen dat er een geldig referentienummer van de melding moet zijn, maar ook dat de gegevens van de vervoerder correct moeten worden aangevuld, het voertuig en de locator moeten worden gekoppeld en geolocatiegegevens tijdens de rit door Polen voortdurend moeten worden verzonden.

De meeste problemen ontstaan wanneer de vervoerder ervan uitgaat dat de afzender, ontvanger of transportorganisator de volledige procedure afhandelt. In de praktijk heeft elke partij eigen verantwoordelijkheden en rust een deel van de verplichtingen rechtstreeks op de vervoerder.

In dit artikel leggen wij uit:

• wanneer vervoer onder SENT kan vallen,
• welke verplichtingen de vervoerder heeft,
• wat vóór binnenkomst in Polen moet gebeuren,
• hoe tijdens het vervoer moet worden gehandeld,
• wat na aflevering moet gebeuren,
• wat te doen bij een storing van de locator of app,
• welke fouten het vaakst tot controles en boetes leiden.

Kant-en-klare SENT-checklist voor vervoerders

Wij hebben een praktische checklist voor afdrukken opgesteld die de vervoerder door de belangrijkste stappen vóór, tijdens en na het vervoer leidt.

>>> DOWNLOAD DE SENT-CHECKLIST VOOR VERVOERDERS <<<

De checklist bevat ook:

• ruimte voor het transportopdrachtnummer en SENT-nummer,
• gegevens van chauffeur en voertuig,
• een verkorte procedure voor de planner,
• instructies bij storingen,
• een directe link naar de officiële PUESC-instructies voor geolocatie.

---

Wat is SENT?

SENT, het Elektronisch Systeem voor Toezicht op Goederenvervoer, wordt door de Poolse Nationale Belastingadministratie gebruikt om het vervoer van bepaalde goederen te volgen.

Meldingen en wijzigingen worden elektronisch via PUESC ingediend. Het systeem maakt het onder meer mogelijk om een melding aan te maken, gegevens van de vervoerder aan te vullen, de melding te wijzigen, de geldigheid te controleren, geolocatiegegevens te verzenden en – indien toegestaan – de melding af te sluiten of te annuleren.

Valt elk vervoer door Polen onder SENT?

Nee. Alleen het feit dat een voertuig door Polen rijdt, betekent niet automatisch dat een SENT-melding nodig is.

De verplichting hangt onder andere af van het soort goederen, de CN-code, het brutogewicht, volume, aantal stuks, verpakking, vervoersrichting, begin- en eindplaats en de status van afzender, ontvanger en vervoerder.

Voor verschillende productgroepen kunnen andere drempels en vrijstellingen gelden. De vervoerder mag de verplichting daarom niet alleen beoordelen op basis van een algemene omschrijving zoals olie, chemicaliën, afval, kleding, brandstof of voedsel. Meestal zijn de exacte CN-code en bij afval ook de juiste afvalcode nodig.

Welke goederen kunnen onder SENT vallen?

De lijst is uitgebreid en verandert in de tijd. Het systeem kan geselecteerde brandstoffen en oliën, smeermiddelen, LPG, alcohol en alcoholhoudende producten, oplosmiddelen, gedroogde tabak, steenkool en cokes, plantaardige oliën, landbouw- en voedingsproducten, afval, beton en bepaalde gebruiksklare bouwmengsels, kleding, gebruikte kleding en schoeisel omvatten.

Vanaf 17 maart 2026 is SENT uitgebreid met extra categorieën, waaronder bepaalde transporten van kleding en schoeisel. De precieze verplichting hangt af van CN-code, hoeveelheid, leveringsmodel en vrijstellingen. Controleer altijd de actuele PUESC-informatie.

Valt afvalvervoer onder SENT?

Veel afvaltransporten vallen onder SENT, met name bepaalde grensoverschrijdende zendingen: invoer in Polen, transit door Polen en andere transporten die volgens de actuele regels worden gemonitord.

Bij afvalvervoer moet vóór binnenkomst in Polen worden gecontroleerd of naast de afvaldocumenten ook een SENT-melding nodig is. Annex VII, een kennisgevingsdocument voor grensoverschrijdende overbrenging, een afvalvervoersvergunning of BDO-registratie vervangen SENT niet.

Wie maakt de SENT-melding aan?

Vervoer vanuit Polen: meestal de verzendende entiteit; de vervoerder vult zijn transportgegevens aan.

Vervoer naar Polen: doorgaans de ontvangende entiteit; de vervoerder vult en controleert zijn eigen gegevens.

Transit door Polen: wanneer begin en einde buiten Polen liggen, kan de melding de verantwoordelijkheid van de vervoerder zijn. PUESC heeft hiervoor een aparte dienst.

Een afzender, ontvanger of vervoerder kan iemand machtigen om namens hem te handelen. Dit verandert niets aan de wettelijke verantwoordelijkheid voor correcte gegevens.

Verplichtingen van de vervoerder

• gegevens van de vervoerder aanvullen,
• juiste kentekens van trekker en oplegger invoeren,
• de juiste locator koppelen,
• continue verzending van geolocatiegegevens waarborgen,
• wijzigingen tijdig bijwerken,
• de chauffeur het SENT-nummer geven,
• zorgen dat het feitelijke vervoer overeenkomt met de melding.

Wat moet vóór het vervoer gebeuren?

1. Verzamel basisgegevens

Vraag de exacte goederennaam, CN-code, afvalcode indien van toepassing, brutogewicht, volume, aantal stuks, verpakking, laad- en losadres, geplande datum en de grensovergangen voor binnenkomst en – bij transit – vertrek uit Polen op.

Vertrouw niet alleen op de mededeling “de klant regelt SENT”. Controleer op welk vervoer het nummer betrekking heeft en of voertuig- en routegegevens juist zijn.

2. Bevestig grensovergang en datum

Leg vóór vertrek de verwachte datum en plaats van binnenkomst vast en bij transit ook datum en plaats van vertrek. Wijzigingen van datum, grensovergang, voertuig, route of afleverplaats kunnen een update vereisen.

3. Verkrijg en controleer het SENT-nummer

De chauffeur mag het Poolse traject niet beginnen zonder geldig referentienummer. Controleer of het nummer bestaat en actief is, op het juiste vervoer betrekking heeft, de vervoerdersgegevens compleet zijn, het kenteken klopt en de juiste locator is gekoppeld.

4. Bereid de vervoerdersgegevens voor

• volledige bedrijfsnaam,
• fiscaal of registratienummer,
• vestigingsadres,
• kentekens van trekker en oplegger,
• zakelijk nummer van het locatieapparaat,
• geplande startdatum,
• informatie over binnenkomst en vertrek uit Polen.

SENT-locator – wat moet de vervoerder doen?

Geolocatie kan worden verzonden via een OBU, een extern locatiesysteem (ZSL) of de mobiele e-TOLL PL-app.

OBU of ZSL activeren

Koppel het zakelijke nummer van de locator aan de concrete SENT-melding. Controleer vóór vertrek of het nummer correct is, het apparaat actief is, voor SENT is geregistreerd en niet per ongeluk bij een ander voertuig hoort.

Een verkeerd locatornummer kan als onjuiste feitelijke informatie worden beschouwd. Correctie pas tijdens een controle neemt een eerdere overtreding niet weg.

Geolocatie via de e-TOLL PL-app

Officiële instructie: PUESC – voertuiggeolocatie via de mobiele e-TOLL PL-app verzenden.

De chauffeur moet controleren of de app draait, voor SENT is geconfigureerd, GPS- en datatoegang heeft, in de achtergrond kan werken en de telefoon permanent stroom krijgt.

Wanneer activeren?

Activeer geolocatie vóór binnenkomst in Polen. Niet pas enkele kilometers na de grens, na informatie over een controle, alleen tijdens een stop of na een telefoontje van de opdrachtgever. Bij transit blijft monitoring actief gedurende het volledige Poolse traject.

Wat moet de chauffeur bij een controle tonen?

• SENT-referentienummer,
• vervoersdocument,
• informatie over de goederen,
• afvaldocumenten indien van toepassing,
• locatorgegevens,
• een vervangend document indien de officiële noodprocedure wordt gebruikt.

Tijdens het vervoer

Sluit de app niet, schakel telefoon, GPS of mobiele data niet uit, ontkoppel OBU/ZSL niet en gebruik geen energiebesparing die de app blokkeert. De vervoerder of planner kan de geolocatie via PUESC controleren.

Bij wijziging van trekker, oplegger of locatieapparaat moet de melding vóór voortzetting worden bijgewerkt. Informeer de planner ook over wijzigingen van datum, grensovergang, losplaats, ontvanger, route, voertuig of locator.

Wat te doen bij een storing?

1. stop veilig,
2. informeer de planner,
3. geef SENT-nummer en huidige locatie door,
4. controleer stroom, internet en GPS,
5. herstart app of apparaat,
6. gebruik zo nodig een vervangend apparaat,
7. koppel het nieuwe apparaat aan de melding,
8. rijd pas verder wanneer verzending is hersteld.

Maak onderscheid tussen een officiële storing van het hele register en een probleem met telefoon, internet, wachtwoord of gebruikersaccount. Een individueel technisch probleem activeert de noodprocedure niet automatisch.

Na voltooiing

• stop de geolocatie op het juiste moment,
• bevestig voltooiing aan de planner,
• controleer of nog een handeling in de melding nodig is,
• bewaar SENT-nummer, vervoersdocumenten en bevestigingen van wijzigingen,
• documenteer storingen, onderbrekingen en wijzigingen van voertuig of route.

Aansprakelijkheid voor fouten

De vervoerder is vooral verantwoordelijk voor zijn eigen gegevens: bedrijfsgegevens, voertuig, locator, updates en correcte geolocatie. Duidelijke fouten in andere delen van de melding mogen echter niet worden genegeerd. Bij afwijkende goederen, ontvanger, voertuig, losplaats of route mag het vervoer niet starten voordat dit is opgehelderd.

Meest voorkomende fouten

• geen SENT-nummer vóór binnenkomst,
• app pas na de grens starten,
• verkeerd kenteken of locatornummer,
• locator wel in e-TOLL maar niet voor SENT voorbereid,
• geen internet of stroom,
• app wordt op de achtergrond gestopt,
• voertuigwissel zonder update,
• geen reactie op wijziging van datum of grensovergang,
• chauffeur heeft het SENT-nummer niet,
• veronderstellen dat alleen de klant verantwoordelijk is,
• geen noodprocedure,
• SENT verwarren met RMPD.

SENT en RMPD

Dit zijn afzonderlijke processen binnen PUESC. Een buitenlandse vervoerder moet apart controleren of de goederen onder SENT vallen, het vervoer onder RMPD valt en of beide meldingen nodig zijn.

Hoe kan Permitra helpen?

Permitra ondersteunt vervoerders, expediteurs, afzenders en ontvangers bij de correcte uitvoering van SENT. Wij helpen onder meer bij beoordeling van goederen en CN-code, analyse van afvalvervoer, PUESC-registratie en machtigingen, voorbereiding en aanvulling van meldingen, configuratie van locators, instructies voor chauffeurs, voertuigwissels, storingen, updates, interne procedures en training.

Wij ondersteunen het volledige proces vóór, tijdens en na het vervoer en beantwoorden vragen zowel vóór de samenwerking als tijdens een concrete rit.

Hebt u vervoer dat mogelijk onder SENT valt?

Neem contact op wanneer u afval vervoert, door Polen rijdt, een SENT-nummer van uw klant nodig hebt, een buitenlandse vervoerder bent, niet weet of SENT of RMPD vereist is, geen toegang tot PUESC hebt, problemen met de locator hebt of een veilige bedrijfsprocedure wilt invoeren.

U voert het vervoer uit. Wij helpen u met SENT, PUESC, geolocatie en de veiligheid van het volledige proces.

Officiële bronnen

• PUESC – vervoer van goederen onder SENT-toezicht.
• PUESC – geolocatie via de e-TOLL PL-app.
• PUESC – geldigheid van een SENT-melding controleren.
• PUESC – ondersteuning voor OBU- en ZSL-locators.
• PUESC – instructie bij onbeschikbaarheid van het register.
• Poolse Nationale Belastingadministratie – wijzigingen vanaf 17 maart 2026.