Krok 1. Sprawdź, czy w ogóle możesz zastosować Annex VII

Annex VII to dokument informacyjny towarzyszący określonym transgranicznym przemieszczeniom odpadów. Nie jest zezwoleniem przewoźnika ani zamiennikiem notyfikacji. Dla typowego przewozu wewnątrz UE trzeba ustalić łącznie: prawidłowy wpis odpadu, cel jego zagospodarowania, ilość i status uczestników.

Na podstawie art. 4 ust. 4 procedura informacyjna z art. 18 obejmuje określone odpady przeznaczone do odzysku, m.in. odpady z załącznika III, dopuszczone mieszaniny z załącznika IIIA i odpady z załącznika IIIB, jeżeli ilość przekracza 20 kg. Odrębna ścieżka z art. 4 ust. 5 dotyczy odpadów wyraźnie przeznaczonych do analiz laboratoryjnych lub badań eksperymentalnych, na warunkach wskazanych w tym przepisie; zasadniczy limit wynosi 250 kg, chyba że właściwe organy uzgodnią w danym przypadku większą ilość.

Sprawdź również, czy przewoźnik ma wymagane krajowe rejestracje dla państwa wysyłki, przeznaczenia i tranzytu. Sam prawidłowy Annex VII nie zastępuje np. polskiego wpisu BDO ani właściwego niemieckiego zgłoszenia działalności przewoźnika.

Krok 2. Rozróżnij trzy informacje o odpadzie

Przykład: jeśli zleceniodawca poda jedynie 15 01 02, znasz kod z wykazu odpadów UE. Wciąż potrzebujesz opisu składu, informacji o zanieczyszczeniach, odpowiedniego wpisu klasyfikacyjnego dla przemieszczania i potwierdzenia planowanego procesu zagospodarowania. Nie dopisuj z pamięci kodu Basel/OECD na zasadzie automatycznego odpowiednika kodu EWC.

Krok 3. Wypełnij nowy Annex VII pole po polu

Poniższe nazwy pól odpowiadają polskiemu formularzowi udostępnionemu przez GIOŚ. Przed załadunkiem wypełnij dane możliwe do ustalenia, a pola potwierdzające przekazanie, odbiór i wykonanie odzysku uzupełnij we właściwym momencie. Nie wpisuj fikcyjnych dat ani podpisów „na zapas”.

Pola 1–4a: kto organizuje transport i co pojedzie?

• 1. Osoba, która organizuje przemieszczenie. Wpisz pełną nazwę lub imię i nazwisko, adres, osobę kontaktową, telefon i e-mail. To podmiot prawnie organizujący przesyłkę z kraju wysyłki; nie wpisuj automatycznie przewoźnika lub spedytora tylko dlatego, że przygotowuje dokument technicznie.
• 2. Importer/odbiorca. Podaj podmiot w państwie przeznaczenia, do którego przesyłka jest kierowana, wraz z adresem i kontaktem. Jeżeli odbiorca i instalacja to różne firmy, rozdziel pole 2 i pole 7.
• 3. Rzeczywista ilość. Wpisz faktyczną masę w tonach (Mg), a gdy użyteczne lub wymagane w danym przypadku, także objętość w m³. Uzgodnij ją z dokumentem ważenia; nie przepisuj orientacyjnej ilości z umowy, jeśli załadowano inną.
• 4. Rzeczywista data przemieszczenia. Podaj datę rozpoczęcia faktycznej wysyłki; w razie przesunięcia załadunku skoryguj dokument przed wyjazdem.
• 4a. Numer identyfikacyjny kontenera. Wpisz, gdy transport odbywa się w kontenerze o takim numerze. Jeśli nie dotyczy, oznacz zgodnie z używanym formularzem/systemem, zamiast wymyślać numer.

Pole 5: każdy faktyczny przewoźnik

5(a), 5(b), 5(c). Wpisz kolejno pierwszego, drugiego i trzeciego przewoźnika, jeśli uczestniczą w tym samym przemieszczeniu. Formularz przewiduje nazwę, adres, kontakt, środek transportu oraz datę przekazania i podpis. Jeśli przewoźników jest więcej niż trzech, dołącz wymagane informacje o pozostałych. Dane i potwierdzenia przekazania mają odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi przewozu.

Firma organizująca przemieszczenie i przewoźnik mogą być różnymi podmiotami. Zmiana pojazdu nie zawsze oznacza zmianę przewoźnika, lecz należy sprawdzić, czy wszystkie dane i wymagane potwierdzenia nadal odzwierciedlają faktyczny przewóz.

Pola 6–8: skąd jedzie odpad i gdzie będzie przetwarzany?

• 6. Wytwórca odpadów. Podaj jego dane i kontakt. Gdy osoba z pola 1 nie jest pierwotnym lub nowym wytwórcą ani podmiotem zbierającym, zapoznaj się z przypisem formularza dotyczącym wskazania odpowiedniego wytwórcy albo podmiotu zbierającego.
• 6a. Miejsce rozpoczęcia przemieszczenia. Wpisz dokładny adres punktu, z którego odpad rzeczywiście rusza, oraz dane osoby odpowiedzialnej za to miejsce. Jest to pole dodatkowe; nie pomijaj go dlatego, że nie występowało w Twoim starym formularzu. Jeśli dane są takie same jak w polu 1 lub 6, formularz pozwala odpowiednio do tego odesłać.
• 7. Instalacja odzysku lub laboratorium. Zaznacz właściwą opcję i podaj nazwę, adres, kontakt oraz faktyczne miejsce, do którego trafia odpad. Adres biura odbiorcy nie zastępuje adresu instalacji.
• 8. Operacja odzysku (kod R) lub, przy szczególnym przypadku z art. 4 ust. 5, operacja unieszkodliwiania (kod D). Wpisz operację, którą faktycznie wykona instalacja. Jeśli wpisujesz R12 lub R13, sprawdź przypisy formularza dotyczące dodatkowych informacji o dalszej instalacji i planowanym odzysku.

Pola 9–11: opis, kody i kraje

• 9. Zwyczajowa nazwa odpadów. Napisz, czym jest materiał w praktyce, np. określony rodzaj odpadowych opakowań po sortowaniu; opis ma być zgodny ze stanem rzeczywistym i przyjętą klasyfikacją.
• 10. Kody identyfikacyjne. Wypełnij odpowiednie podpunkty: (i) wpis załącznika IX Konwencji Bazylejskiej, (ii) kod OECD, jeśli inny, (iii) odpowiedni kod lub kody dla mieszaniny z załącznika IIIA, (iv) kod BEU dla załącznika IIIB, (v) kod wykazu odpadów UE (EWC/LoW), (vi) kod krajowy i (vii) inne – według rzeczywistego przypadku. Sam kod w polu 10(v) nie zastępuje kwalifikacji odpadu do procedury z art. 18.
• 11. Zainteresowane państwa. Wpisz państwo wysyłki, wszystkie państwa tranzytu i państwo przeznaczenia. Kontroluj zgodność z trasą planowaną i faktycznie realizowaną.

Pola 12–15: oświadczenia, odbiór i odzysk

• 12. Oświadczenie osoby organizującej i wytwórcy. Potwierdza kompletność danych, zawarcie pisemnej umowy z odbiorcą i, gdy potrzeba, z instalacją, oraz przedstawienie uzgodnień wymaganych w szczególnym przypadku z art. 4 ust. 5. Formularz przewiduje nazwiska/nazwy, daty i podpisy. Zapoznaj się z przypisem dotyczącym podpisu wytwórcy lub podmiotu zbierającego, gdy organizator jest innym podmiotem.
• 13. Przyjęcie przez odbiorcę. Odbiorca uzupełnia to pole po przyjęciu przesyłki, jeśli nie jest jednocześnie instalacją. Wpisuje nazwisko, datę i podpis.
• 14. Przyjęcie przez instalację odzysku lub laboratorium. Instalacja/laboratorium wpisuje rzeczywiście otrzymaną ilość, nazwisko, datę i podpis. Potwierdzenie otrzymania powinno zostać przekazane organizatorowi w terminie określonym w art. 18; przepis wskazuje dwa dni robocze od odbioru.
• 15. Potwierdzenie wykonanego odzysku. To nowy, osobny etap po dostarczeniu odpadu. Właściwa instalacja potwierdza wykonanie odzysku i ilość; formularz rozróżnia przygotowanie do ponownego użycia lub recykling oraz inną formę odzysku. Zgodnie z art. 18 potwierdzenie następuje możliwie szybko, najpóźniej 30 dni po zakończeniu odzysku i nie później niż rok od otrzymania odpadu.

Krok 4. Zawrzyj właściwą umowę przed wyjazdem

Nowy art. 18 ust. 10 wymaga pisemnej umowy między osobą organizującą przemieszczenie a odbiorcą. Jeśli odbiorca i instalacja to różne podmioty, umowa obejmuje również prowadzącego instalację. Umowa musi być zgodna z odpowiednimi formularzami Annex VII i obowiązywać we właściwym okresie.

Zadbaj, by zawierała co najmniej dane organizatora, odbiorcy i instalacji, osób reprezentujących strony, opis odpadu i kody identyfikacyjne, ilość, operację odzysku oraz okres obowiązywania. Potrzebne są również wymagane przepisem zobowiązania na wypadek, gdy przemieszczenie lub zagospodarowanie nie dojdzie do skutku zgodnie z planem. Jeżeli odpady przemieszczane są między dwoma zakładami tej samej osoby prawnej, przepisy przewidują możliwość zastąpienia umowy odpowiednim oświadczeniem tej osoby prawnej.

Umowa handlowa z klientem nie zawsze spełnia te warunki. Porównaj jej strony, zakres odpadu, ilości i instalację z danymi wpisanymi w Annex VII. Na żądanie organu kontrolującego organizator lub odbiorca ma przedstawić kopię właściwej umowy.

Krok 5. Zastosuj właściwy tryb: 2026 a 2027

Jeżeli w trakcie transportu dokumentu nie da się okazać online, upewnij się, że uczestnicy zapewnili dostęp do wymaganych informacji w inny prawnie dopuszczony sposób. Nie planuj transportu na podstawie pustego formularza z założeniem, że brakujące dane zostaną uzupełnione po wyjeździe.

Annex VII przed załadunkiem – checklista do skopiowania

Przed przyjęciem pierwszego transportu przejdź po kolei przez te punkty:

• ☐ Mam dokładny opis, skład i właściwy kod EWC/LoW odpadu.
• ☐ Mam poprawny wpis Basel/OECD lub odpowiednią kwalifikację według załącznika IIIA/IIIB; sprawdziłem zanieczyszczenia i planowany proces.
• ☐ Potwierdziłem, że dla tej przesyłki właściwa jest procedura art. 18, a nie notyfikacja PIC.
• ☐ Znam podmiot organizujący przesyłkę, odbiorcę, wytwórcę, punkt startu i rzeczywistą instalację.
• ☐ Mam ważną pisemną umowę art. 18 zgodną z podmiotami i odpadem na formularzu.
• ☐ Wpisałem właściwy kod R, kraje wysyłki, tranzytu i przeznaczenia.
• ☐ Sprawdziłem rzeczywistą masę, datę i dane wszystkich faktycznych przewoźników przed wyjazdem.
• ☐ Używam nowego wzoru Annex VII i trybu obowiązującego w dacie wysyłki (papier/DIWASS).
• ☐ Sprawdziłem wymagane krajowe uprawnienia przewoźnika oraz sposób potwierdzenia odbioru i odzysku.

Najczęstsze błędy przy wypełnianiu Annex VII

Jak Permitra może pomóc przed pierwszym transportem?

Możemy sprawdzić klasyfikację odpadu i właściwą procedurę na podanej trasie, przejrzeć przygotowany Annex VII oraz ustalić, jakie krajowe rejestracje przewoźnika trzeba dodatkowo zweryfikować. Przy regularnych przewozach warto ustalić proces wymiany danych z organizatorem, kierowcą, odbiorcą i instalacją także pod kątem DIWASS.

Masz zlecenie i nie wiesz, czy możesz jechać na Annex VII?

Prześlij nam kod EWC/LoW, opis i skład odpadu, planowany proces oraz kraje załadunku, tranzytu i rozładunku. Sprawdzimy, które elementy klasyfikacji i dokumentów trzeba potwierdzić przed wyjazdem.

FAQ – Annex VII w 2026 i 2027 r.

Oficjalne źródła i formularz

1. Rozporządzenie (UE) 2024/1157 – art. 4, art. 18 i załącznik VII
2. GIOŚ – aktualny polski wzór załącznika VII (PDF)
3. GIOŚ – okres przejściowy do 1 stycznia 2027 r.
4. GIOŚ – zasady przemieszczania odpadów z zielonej listy i umowa
5. Komisja Europejska – DIWASS i wymiana dokumentów