SENT w transporcie drogowym – przewodnik dla przewoźników [DARMOWA CHECKLISTA]

System SENT obejmuje monitorowanie przewozu określonych towarów na terytorium Polski. Dla firmy transportowej oznacza to nie tylko konieczność posiadania numeru referencyjnego zgłoszenia, lecz także prawidłowe uzupełnienie danych przewoźnika, przypisanie pojazdu i lokalizatora oraz zapewnienie ciągłego przekazywania danych geolokalizacyjnych podczas przejazdu przez Polskę.

Najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy przewoźnik zakłada, że całą procedurą powinien zająć się nadawca, odbiorca lub organizator transportu. W rzeczywistości każda ze stron ma własny zakres odpowiedzialności, a część obowiązków spoczywa bezpośrednio na przewoźniku.

W tym artykule wyjaśniamy:

• kiedy transport może podlegać SENT,
• jakie obowiązki ma przewoźnik,
• co należy zrobić przed wjazdem do Polski,
• jak postępować w trakcie przewozu,
• jakie działania podjąć po dostawie,
• co zrobić w razie awarii lokalizatora lub aplikacji,
• jakie błędy najczęściej prowadzą do kontroli i kar.

Gotowa checklista SENT dla przewoźnika

Przygotowaliśmy praktyczną checklistę do wydruku, która prowadzi przewoźnika przez najważniejsze czynności przed transportem, w trakcie przejazdu oraz po jego zakończeniu.

>>> POBIERZ CHECKLISTĘ SENT DLA PRZEWOŹNIKA <<<

Checklista zawiera również:

• miejsce na numer zlecenia i numer SENT,
• dane kierowcy oraz pojazdu,
• skróconą procedurę dla dyspozytora,
• instrukcję postępowania w przypadku awarii,
• bezpośredni link do oficjalnej instrukcji PUESC dotyczącej geolokalizacji.

Czym jest SENT?

SENT, czyli System Elektronicznego Nadzoru Transportu, jest wykorzystywany przez Krajową Administrację Skarbową do monitorowania przewozu określonych towarów.

Zgłoszenia i ich aktualizacje są obsługiwane elektronicznie za pośrednictwem platformy PUESC. System umożliwia między innymi:

• utworzenie zgłoszenia,
• uzupełnienie danych przewoźnika,
• aktualizację zgłoszenia,
• sprawdzenie jego ważności,
• przekazywanie danych geolokalizacyjnych,
• zamknięcie lub anulowanie zgłoszenia w przypadkach przewidzianych dla danego rodzaju przewozu.

Czy każdy transport przez Polskę podlega SENT?

Nie.

Sam przejazd przez terytorium Polski nie oznacza automatycznie obowiązku dokonania zgłoszenia SENT.

Obowiązek zależy między innymi od:

• rodzaju towaru,
• kodu CN,
• masy brutto,
• objętości,
• liczby sztuk,
• rodzaju opakowań,
• kierunku przewozu,
• miejsca rozpoczęcia i zakończenia transportu,
• statusu nadawcy, odbiorcy i przewoźnika.

Dla poszczególnych grup towarów mogą obowiązywać odmienne progi ilościowe i wyłączenia. Przykładowo w przypadku niektórych produktów rolnych obowiązek może powstać dopiero po przekroczeniu określonej masy przesyłki.

Przewoźnik nie powinien więc oceniać obowiązku wyłącznie na podstawie ogólnej nazwy towaru, takiej jak:

• olej,
• chemia,
• odpady,
• odzież,
• paliwo,
• żywność.

Do prawidłowej oceny najczęściej potrzebny jest dokładny kod CN, a w przypadku odpadów również właściwy kod odpadu.

Jakie towary mogą podlegać SENT?

Katalog towarów objętych monitorowaniem jest szeroki i może się zmieniać.

System może obejmować między innymi wybrane:

• paliwa i oleje,
• preparaty smarowe,
• gaz LPG,
• alkohol i wyroby zawierające alkohol,
• rozpuszczalniki,
• susz tytoniowy,
• węgiel i koks,
• oleje roślinne,
• produkty rolne i spożywcze,
• odpady,
• beton i określone masy gotowe do wbudowania,
• odzież,
• odzież używaną,
• obuwie.

Od 17 marca 2026 roku system SENT został rozszerzony o kolejne kategorie towarów, w tym określone przewozy odzieży i obuwia. Zakres obowiązku zależy jednak od kodu CN, ilości, modelu dostawy oraz przewidzianych wyłączeń.

Przewoźnik powinien zawsze korzystać z aktualnego wykazu oraz informacji publikowanych przez PUESC.

Czy przewóz odpadów podlega SENT?

Wiele przewozów odpadów podlega monitorowaniu w systemie SENT.

Dotyczy to w szczególności określonych przewozów transgranicznych, w tym:

• przywozu odpadów do Polski,
• tranzytu przez Polskę,
• innych przewozów objętych obowiązującym zakresem monitorowania.

Przewoźnik realizujący transport odpadów powinien przed wjazdem do Polski zweryfikować nie tylko dokumenty wymagane na podstawie przepisów dotyczących przemieszczania odpadów, lecz także obowiązek dokonania zgłoszenia SENT.

Samo posiadanie:

• załącznika VII,
• dokumentu zgłoszenia transgranicznego,
• zezwolenia odpadowego,
• wpisu do BDO

nie zastępuje zgłoszenia SENT, jeżeli dany przewóz podlega monitorowaniu.

Kontrole drogowe potwierdzają, że brak numeru referencyjnego przy międzynarodowym przewozie odpadów może zostać uznany za naruszenie przepisów SENT.

Kto odpowiada za utworzenie zgłoszenia SENT?

Odpowiedzialny podmiot zależy od rodzaju przewozu.

Przewóz rozpoczynający się w Polsce

Jeżeli przewóz rozpoczyna się na terytorium Polski, zgłoszenie jest zwykle tworzone przez podmiot wysyłający.

Następnie przewoźnik uzupełnia część zgłoszenia dotyczącą realizowanego transportu.

Przewóz kończący się w Polsce

Jeżeli towar jest przywożony do Polski, zgłoszenie jest co do zasady tworzone przez podmiot odbierający.

Przewoźnik nadal ma jednak obowiązek uzupełnić i kontrolować dane należące do jego zakresu odpowiedzialności.

Tranzyt przez Polskę

Jeżeli przewóz rozpoczyna się i kończy poza Polską, ale trasa prowadzi przez terytorium Polski, obowiązek utworzenia zgłoszenia może spoczywać na przewoźniku.

PUESC udostępnia dla takich przewozów odrębną usługę umożliwiającą utworzenie, aktualizację, uzupełnienie i zamknięcie zgłoszenia.

Czy klient może zlecić przygotowanie zgłoszenia przewoźnikowi?

Tak.

Podmiot wysyłający, odbierający lub przewoźnik może upoważnić inną osobę do działania w swoim imieniu. Nie zmienia to jednak faktu, że dane muszą być prawidłowe, a poszczególne strony nadal odpowiadają za obowiązki przypisane im przepisami.

Jakie obowiązki ma przewoźnik?

Przewoźnik nie zawsze odpowiada za określenie kodu CN, ilości towaru ani danych handlowych nadawcy i odbiorcy. Powinien jednak uzyskać informacje niezbędne do prawidłowej realizacji przewozu.

Do podstawowych obowiązków przewoźnika należą w szczególności:

• uzupełnienie danych przewoźnika,
• podanie właściwego numeru rejestracyjnego pojazdu,
• podanie wymaganych danych naczepy,
• przypisanie właściwego urządzenia lokalizacyjnego,
• zapewnienie przekazywania danych geolokalizacyjnych,
• aktualizowanie danych w przypadku zmian,
• przekazanie kierowcy numeru SENT,
• zapewnienie zgodności faktycznego transportu ze zgłoszeniem.

Co przewoźnik powinien zrobić przed transportem?

1. Uzyskać podstawowe informacje o przewozie

Przed przyjęciem lub rozpoczęciem transportu warto uzyskać:

• dokładną nazwę towaru,
• kod CN,
• kod odpadu, jeżeli przewożony jest odpad,
• masę brutto,
• objętość,
• liczbę sztuk,
• rodzaj opakowań,
• adres załadunku,
• adres rozładunku,
• planowaną datę transportu,
• miejsce lub przejście wjazdu do Polski,
• miejsce lub przejście wyjazdu z Polski w przypadku tranzytu.

Przewoźnik nie powinien opierać się wyłącznie na informacji: „klient przygotuje SENT”.

Powinien wiedzieć, jakiego przewozu dotyczy numer oraz czy dane pojazdu, lokalizatora i trasy zostały prawidłowo wprowadzone.

2. Potwierdzić miejsce i datę wjazdu do Polski

W przypadku transportu międzynarodowego należy przed rozpoczęciem przewozu ustalić:

• przewidywaną datę wjazdu do Polski,
• miejsce przekroczenia granicy,
• planowaną datę wyjazdu,
• miejsce wyjazdu z Polski, jeżeli transport ma charakter tranzytowy.

Dane powinny odpowiadać rzeczywistej organizacji przewozu.

Jeżeli zmieni się:

• dzień wjazdu,
• przejście graniczne,
• pojazd,
• trasa,
• miejsce dostawy,

należy sprawdzić, czy zgłoszenie wymaga aktualizacji.

3. Otrzymać numer referencyjny SENT

Kierowca nie powinien rozpoczynać polskiego odcinka przewozu bez ważnego numeru referencyjnego.

Przewoźnik może sprawdzić status zgłoszenia za pomocą oficjalnej usługi PUESC.

Przed wjazdem należy zweryfikować:

• czy numer istnieje,
• czy zgłoszenie jest aktywne,
• czy dotyczy właściwego transportu,
• czy dane przewoźnika zostały uzupełnione,
• czy numer rejestracyjny jest prawidłowy,
• czy wskazano właściwy lokalizator.

4. Przygotować dane przewoźnika

Do uzupełnienia zgłoszenia mogą być potrzebne między innymi:

• pełna nazwa przewoźnika,
• identyfikator podatkowy lub rejestrowy,
• adres siedziby,
• numer rejestracyjny ciągnika,
• numer rejestracyjny naczepy,
• numer biznesowy urządzenia lokalizacyjnego,
• planowana data rozpoczęcia transportu,
• informacje o wjeździe do Polski i wyjeździe z jej terytorium.

Zakres danych zależy od rodzaju formularza i modelu przewozu.

Lokalizator SENT – co powinien zrobić przewoźnik?

Przewoźnik realizujący przewóz objęty SENT musi zapewnić przekazywanie danych geolokalizacyjnych.

Może w tym celu wykorzystywać:

• urządzenie OBU,
• zewnętrzny system lokalizacji ZSL,
• aplikację mobilną e-TOLL PL.

Jak aktywować lokalizator OBU lub ZSL?

W przypadku OBU lub ZSL lokalizator jest aktywowany na potrzeby konkretnego przewozu po przypisaniu jego numeru biznesowego do zgłoszenia SENT.

PUESC wskazuje, że przewoźnik powinien wpisać numer biznesowy lokalizatora do zgłoszenia, aby uruchomić rejestrowanie danych na potrzeby SENT.

Przed wyjazdem należy sprawdzić:

• czy numer lokalizatora jest prawidłowy,
• czy urządzenie jest aktywne,
• czy zostało zarejestrowane dla SENT,
• czy nie przypisano urządzenia z innego pojazdu.

Wprowadzenie niewłaściwego numeru lokalizatora może zostać uznane za podanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym. Kontrole ITD pokazują, że poprawienie numeru dopiero w trakcie kontroli nie usuwa wcześniejszego naruszenia.

Jak przekazywać geolokalizację przez aplikację e-TOLL PL?

PUESC udostępnia oficjalną instrukcję krok po kroku dotyczącą przekazywania danych geolokalizacyjnych za pomocą aplikacji mobilnej e-TOLL PL.

Do uruchomienia przejazdu potrzebne są między innymi numer referencyjny SENT oraz prawidłowo skonfigurowana aplikacja.

Oficjalna instrukcja: PUESC – przekazywanie danych geolokalizacyjnych za pomocą aplikacji e-TOLL PL.

Przed rozpoczęciem jazdy kierowca powinien sprawdzić:

• czy aplikacja jest włączona,
• czy została skonfigurowana dla SENT,
• czy ma dostęp do GPS,
• czy działa transmisja danych,
• czy telefon ma stałe zasilanie,
• czy aplikacja może działać w tle.

PUESC wskazuje, że kierowca powinien upewnić się, czy aplikacja jest włączona i prawidłowo skonfigurowana do udostępniania danych SENT-GEO.

Kiedy należy uruchomić SENT?

SENT obejmuje polski odcinek przewozu.

W przypadku transportu międzynarodowego geolokalizację należy aktywować przed wjazdem na terytorium Polski.

Nie należy uruchamiać aplikacji:

• kilka kilometrów po przekroczeniu granicy,
• po otrzymaniu informacji o kontroli,
• dopiero podczas postoju,
• po telefonie od zleceniodawcy.

W przypadku tranzytu monitoring powinien pozostać aktywny przez cały przejazd przez Polskę, aż do zakończenia polskiego odcinka transportu.

Co kierowca powinien mieć podczas kontroli?

Kierowca powinien mieć możliwość okazania:

• numeru referencyjnego SENT,
• dokumentu przewozowego,
• informacji o przewożonym towarze,
• dokumentów odpadowych, jeżeli są wymagane,
• danych dotyczących lokalizatora,
• dokumentu zastępującego zgłoszenie, jeżeli przewóz odbywa się zgodnie z oficjalną procedurą awaryjną.

Numer SENT może zostać przekazany kierowcy elektronicznie, ale powinien być łatwo dostępny podczas kontroli.

Co przewoźnik powinien robić w trakcie transportu?

1. Utrzymywać aktywną geolokalizację

Przez cały polski odcinek przewozu nie należy:

• wyłączać aplikacji,
• wyłączać telefonu,
• wyłączać GPS,
• wyłączać transmisji danych,
• odłączać OBU lub ZSL,
• stosować trybu oszczędzania energii blokującego działanie aplikacji.

2. Monitorować działanie urządzenia

Przewoźnik lub dyspozytor może sprawdzić dane geolokalizacyjne środka transportu na platformie PUESC.

Do weryfikacji mogą być potrzebne:

• numer referencyjny SENT,
• numer rejestracyjny pojazdu,
• numer urządzenia lokalizacyjnego.

3. Aktualizować dane po zmianie pojazdu

Jeżeli podczas przewozu zmieni się ciągnik, naczepa lub urządzenie lokalizacyjne, zgłoszenie powinno zostać zaktualizowane przed kontynuowaniem jazdy.

Nie należy realizować dalszego przewozu na danych poprzedniego pojazdu.

4. Informować o zmianie trasy lub terminu

Dyspozytor powinien zostać poinformowany, jeżeli zmienia się:

• data wjazdu do Polski,
• granica wjazdu,
• granica wyjazdu,
• miejsce rozładunku,
• odbiorca,
• trasa,
• pojazd,
• lokalizator.

Następnie należy ocenić, czy zgłoszenie wymaga aktualizacji.

Co zrobić w przypadku awarii aplikacji lub lokalizatora?

Awarii lokalizatora nie należy ignorować.

Kierowca powinien:

• zatrzymać pojazd w bezpiecznym miejscu,
• poinformować dyspozytora,
• podać numer SENT i aktualną lokalizację,
• sprawdzić zasilanie,
• sprawdzić dostęp do internetu i GPS,
• ponownie uruchomić aplikację lub urządzenie,
• skorzystać z urządzenia zastępczego, jeżeli jest dostępne,
• upewnić się, że nowe urządzenie zostało przypisane do zgłoszenia,
• wznowić jazdę po przywróceniu transmisji.

PUESC publikuje odrębną instrukcję postępowania na wypadek oficjalnej niedostępności rejestru SENT.

Należy jednak odróżnić:

• oficjalną awarię całego systemu,
• awarię telefonu kierowcy,
• brak internetu,
• błąd hasła,
• brak dostępu do konta konkretnego użytkownika.

Problemy techniczne dotyczące jednego użytkownika nie oznaczają automatycznie uruchomienia procedury awaryjnej SENT.

Co należy zrobić po zakończeniu transportu?

Po dostawie przewoźnik powinien:

• zakończyć przekazywanie geolokalizacji we właściwym momencie,
• potwierdzić dyspozytorowi zakończenie przewozu,
• sprawdzić, czy po jego stronie wymagane jest dodatkowe uzupełnienie zgłoszenia,
• zachować numer SENT,
• zachować dokumenty przewozowe,
• zachować potwierdzenia aktualizacji,
• udokumentować awarie i przerwy w transmisji,
• zachować informacje dotyczące zmiany pojazdu lub trasy.

Monitorowania nie należy wyłączać przed zakończeniem polskiego odcinka przewozu.

Czy przewoźnik odpowiada za błędy w zgłoszeniu?

Przewoźnik odpowiada przede wszystkim za dane należące do jego zakresu, w szczególności za:

• dane przewoźnika,
• pojazd,
• lokalizator,
• aktualizację zmian,
• prawidłowe przekazywanie geolokalizacji.

Nie oznacza to jednak, że powinien ignorować oczywiste błędy w pozostałej części zgłoszenia.

Jeżeli numer SENT wskazuje:

• inny towar,
• innego odbiorcę,
• inny pojazd,
• inne miejsce rozładunku,
• inną trasę,

transport nie powinien zostać rozpoczęty do czasu wyjaśnienia rozbieżności.

Jakie są najczęstsze błędy przewoźników?

Do najczęściej spotykanych problemów należą:

• brak numeru SENT przed wjazdem do Polski,
• uruchomienie aplikacji dopiero po przekroczeniu granicy,
• podanie niewłaściwego numeru rejestracyjnego,
• wpisanie lokalizatora przypisanego do innego pojazdu,
• korzystanie z lokalizatora zarejestrowanego w e-TOLL, ale nieprzygotowanego do SENT,
• brak internetu lub zasilania telefonu,
• wyłączenie aplikacji działającej w tle,
• zmiana ciągnika bez aktualizacji zgłoszenia,
• brak reakcji na zmianę granicy lub terminu,
• brak numeru SENT u kierowcy,
• założenie, że za wszystkie działania odpowiada wyłącznie klient,
• brak procedury awaryjnej,
• pomylenie klasycznego SENT z rejestrem RMPD.

SENT a RMPD – czy to ten sam obowiązek?

Nie.

SENT dotyczący monitorowania towarów oraz RMPD dotyczący określonych międzynarodowych przewozów drogowych to odrębne procesy funkcjonujące w ramach infrastruktury PUESC.

Zagraniczny przewoźnik powinien osobno sprawdzić:

• czy towar podlega SENT,
• czy sam przewóz wymaga zgłoszenia RMPD,
• czy w danym przypadku potrzebne są oba zgłoszenia.

PUESC również w przypadku RMPD podkreśla konieczność posiadania zarejestrowanego i aktywnego lokalizatora.

Jak Permitra może pomóc?

Permitra wspiera firmy transportowe, spedycyjne, nadawców i odbiorców w prawidłowej obsłudze SENT.

Możemy pomóc między innymi w:

• ocenie, czy konkretny towar podlega SENT,
• analizie kodu CN,
• analizie przewozu odpadów,
• rejestracji firmy na PUESC,
• uzyskaniu właściwych uprawnień,
• przygotowaniu zgłoszenia,
• uzupełnieniu danych przewoźnika,
• konfiguracji lokalizatora,
• przygotowaniu instrukcji dla kierowców,
• obsłudze zmiany pojazdu,
• obsłudze awarii,
• aktualizacji zgłoszenia,
• przygotowaniu procedury wewnętrznej,
• szkoleniu dyspozytorów i kierowców.

Nie ograniczamy się do przekazania numeru lub formularza.

Pomagamy przeprowadzić cały proces:

• przed transportem,
• w trakcie przejazdu,
• po dostawie.

Klient może zadać nam dowolną liczbę pytań zarówno przed rozpoczęciem współpracy, jak i podczas realizacji przewozu.

Masz transport objęty SENT?

Skontaktuj się z nami, jeżeli:

• przewozisz odpady,
• realizujesz tranzyt przez Polskę,
• klient wymaga numeru SENT,
• jesteś zagranicznym przewoźnikiem,
• nie wiesz, czy potrzebujesz SENT lub RMPD,
• nie masz dostępu do PUESC,
• kierowca ma problem z lokalizatorem,
• zmienił się pojazd albo trasa,
• chcesz wdrożyć bezpieczną procedurę w firmie.

Sprawdzimy konkretny transport, wskażemy obowiązki i pomożemy prawidłowo przygotować przewóz.

Ty realizujesz transport. My pomagamy zadbać o SENT, PUESC, lokalizację oraz bezpieczeństwo całego procesu.

Oficjalne źródła

• PUESC – przewóz towarów objętych monitorowaniem SENT.
• PUESC – przekazywanie danych geolokalizacyjnych za pomocą aplikacji e-TOLL PL.
• PUESC – sprawdzanie ważności zgłoszenia SENT.
• PUESC – obsługa lokalizatorów OBU i ZSL.
• PUESC – instrukcja postępowania w przypadku niedostępności rejestru.
• Krajowa Administracja Skarbowa – zmiany w systemie SENT od 17 marca 2026 roku.