BDO dla zagranicznych firm sprzedających produkty w Polsce

Sprzedaż produktów klientom w Polsce może wiązać się z dodatkowymi obowiązkami środowiskowymi. Dotyczy to także przedsiębiorców, którzy nie posiadają w Polsce siedziby, oddziału ani pracowników.

Nie ma przy tym decydującego znaczenia, w jaki sposób prowadzona jest sprzedaż. Towary mogą być oferowane:

• przez własny sklep internetowy,
• na Allegro,
• na Amazon,
• przez inne platformy marketplace,
• bezpośrednio klientom biznesowym,
• za pośrednictwem dystrybutorów,
• w modelu fulfilment lub dropshipping.

Jeżeli zagraniczna firma sprzedaje produkty do Polski i wraz z nimi wprowadza na polski rynek opakowania, może być zobowiązana do uzyskania wpisu w rejestrze BDO.

Rejestracja w systemie obowiązującym w kraju siedziby firmy nie zastępuje polskiej rejestracji. Przykładowo wpis w czeskim, słowackim lub niemieckim systemie EPR dotyczy obowiązków w danym państwie, a nie produktów i opakowań wprowadzanych na rynek polski.

Firma prowadząca sprzedaż w kilku krajach może więc podlegać oddzielnym obowiązkom w każdym z nich.

Jak działa BDO dla zagranicznej firmy?

BDO to polska Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami.

W przypadku zagranicznych sprzedawców system ten najczęściej dotyczy firm, które wprowadzają do Polski:

• produkty w opakowaniach,
• opakowania wysyłkowe,
• sprzęt elektryczny i elektroniczny,
• baterie i akumulatory,
• opony,
• oleje i preparaty smarowe,
• inne produkty objęte rozszerzoną odpowiedzialnością producenta.

W przypadku typowego sklepu internetowego podstawowym obowiązkiem jest najczęściej rejestracja jako podmiot wprowadzający produkty w opakowaniach.

Należy jednak pamiętać, że uzyskanie numeru BDO jest dopiero początkiem całego procesu. Po rejestracji firma może być zobowiązana również do prowadzenia ewidencji, rozliczania masy opakowań, współpracy z organizacją odzysku i składania corocznych sprawozdań.

Poniżej odpowiadamy na najczęstsze pytania zagranicznych przedsiębiorców.

Czy zagraniczna firma sprzedająca produkty w Polsce potrzebuje numeru BDO?

W wielu przypadkach tak.

Jeżeli firma sprzedaje produkty polskim klientom i jako pierwsza wprowadza je wraz z opakowaniami na rynek polski, może podlegać obowiązkowi wpisu do BDO.

Dotyczy to zarówno sprzedaży konsumenckiej, jak i sprzedaży między przedsiębiorcami.

Czy obowiązek dotyczy tylko sprzedaży na Allegro?

Nie.

Allegro jest tylko jednym z kanałów sprzedaży. Takie same obowiązki mogą dotyczyć sprzedaży prowadzonej przez własny sklep internetowy, Amazon, eBay, inne marketplace’y lub sprzedaż bezpośrednią.

Najważniejsze jest to, czy produkty i opakowania trafiają na rynek polski, a nie to, przez jaką platformę zostały sprzedane.

Czy rejestracja EPR w innym kraju wystarczy?

Nie.

Rejestracja w czeskim, słowackim, niemieckim lub innym krajowym systemie nie zastępuje rejestracji w Polsce.

Przykładowo:

• czeska rejestracja dotyczy rynku czeskiego,
• niemiecki numer LUCID dotyczy rynku niemieckiego,
• słowacka rejestracja dotyczy rynku słowackiego,
• polski numer BDO dotyczy działalności prowadzonej na rynku polskim.

Nie istnieje jeden wspólny numer EPR obowiązujący we wszystkich państwach Unii Europejskiej.

Czy firma musi posiadać siedzibę lub oddział w Polsce?

Nie.

Zagraniczna firma może uzyskać wpis do BDO bez zakładania polskiej spółki i bez tworzenia oddziału w Polsce.

Procedura rejestracyjna przedsiębiorcy zagranicznego różni się jednak od standardowej procedury stosowanej wobec polskich firm. Wymaga odpowiedniego przygotowania dokumentów i kontaktu z właściwym polskim urzędem.

Czy potrzebny jest przedstawiciel lub pełnomocnik w Polsce?

Zagraniczna firma może ustanowić pełnomocnika, który przejmie za nią obsługę procedury oraz późniejsze działania w BDO.

W praktyce jest to najwygodniejsze rozwiązanie, ponieważ obsługa systemu wymaga znajomości polskich procedur, formularzy, terminów i sposobu komunikowania się z urzędem.

Pełnomocnik może między innymi:

• przygotować wniosek,
• reprezentować firmę przed urzędem,
• odpowiadać na wezwania,
• uzyskać dostęp do konta BDO,
• składać aktualizacje,
• przygotowywać i składać sprawozdania.

Czy numer BDO trzeba uzyskać przed rozpoczęciem sprzedaży?

Co do zasady firma powinna uzyskać wymagany wpis przed rozpoczęciem działalności objętej obowiązkiem rejestracji.

Nie należy więc czekać do momentu, gdy Allegro, inna platforma lub urząd poprosi o podanie numeru.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest sprawdzenie obowiązków jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży do Polski.

Czy mała liczba zamówień zwalnia z rejestracji?

Nie automatycznie.

Niewielki obrót, kilka zamówień miesięcznie lub mała masa opakowań nie oznaczają, że firma nie podlega BDO.

Obowiązek zależy przede wszystkim od rodzaju sprzedawanych produktów, sposobu ich pakowania oraz tego, kto jako pierwszy wprowadza je na rynek polski.

Mała skala działalności może mieć znaczenie przy niektórych rozliczeniach lub opłatach, ale nie powinna być traktowana jako automatyczne zwolnienie z rejestracji.

Jakie opakowania trzeba uwzględnić?

Należy uwzględnić wszystkie opakowania, które trafiają do polskiego klienta razem z produktem.

Mogą to być między innymi:

• kartony,
• pudełka produktowe,
• koperty papierowe,
• koperty foliowe,
• worki,
• folia stretch,
• folia bąbelkowa,
• papierowe i plastikowe wypełnienia,
• taśmy pakowe,
• butelki,
• słoiki,
• puszki,
• opakowania drewniane,
• opakowania wielomateriałowe.

Liczy się nie tylko opakowanie używane do wysyłki, ale także opakowanie samego produktu.

Czy trzeba uwzględniać opakowanie producenta?

Tak, jeżeli wraz z produktem trafia ono na rynek polski.

Przykładowo przy sprzedaży kosmetyków uwzględnione mogą być jednocześnie:

• plastikowa butelka,
• nakrętka,
• kartonowe pudełko,
• słoik,
• karton transportowy,
• folia zabezpieczająca,
• taśma pakowa.

Dlatego należy przeanalizować cały sposób pakowania produktu, a nie wyłącznie paczkę wysyłkową.

Czy trzeba ważyć każdą paczkę?

Nie zawsze.

W wielu przypadkach można stworzyć model ewidencji oparty na standardowych typach opakowań.

Przykładowo można ustalić masę:

• małej koperty,
• średniego kartonu,
• dużego kartonu,
• folii,
• taśmy,
• wypełnienia.

Następnie masę danego opakowania mnoży się przez liczbę przesyłek wysłanych do Polski.

Metoda powinna być spójna, wiarygodna i możliwa do udokumentowania.

Czy numer BDO wystarczy do legalnej sprzedaży?

Nie.

Uzyskanie numeru BDO nie kończy obowiązków przedsiębiorcy.

Po rejestracji firma może być zobowiązana do:

• prowadzenia ewidencji opakowań,
• ustalania masy poszczególnych materiałów,
• składania corocznych sprawozdań,
• zapewnienia wymaganych poziomów recyklingu,
• współpracy z organizacją odzysku,
• realizacji obowiązków edukacyjnych,
• wnoszenia opłat,
• aktualizowania wpisu.

Dlatego rejestracja powinna być traktowana jako jeden z elementów szerszego procesu.

Czy trzeba podpisać umowę z organizacją odzysku?

W wielu przypadkach jest to najprostszy sposób realizacji obowiązków związanych z recyklingiem opakowań.

Przedsiębiorca może realizować te obowiązki samodzielnie lub przekazać ich część organizacji odzysku opakowań.

W praktyce zagraniczne sklepy internetowe najczęściej wybierają współpracę z organizacją odzysku, ponieważ samodzielna realizacja obowiązków jest bardziej skomplikowana.

Koszt organizacji odzysku jest zwykle odrębny od kosztu rejestracji i obsługi BDO.

Czy każda firma musi mieć umowę z organizacją odzysku?

Nie zawsze.

Zakres obowiązków zależy między innymi od:

• rodzaju opakowań,
• ich masy,
• skali działalności,
• sposobu realizacji obowiązków recyklingowych,
• statusu przedsiębiorcy.

Każdy przypadek powinien zostać oceniony indywidualnie.

Jak często składa się sprawozdanie BDO?

Sprawozdanie składa się raz w roku za poprzedni rok kalendarzowy.

Firma powinna jednak gromadzić dane na bieżąco, ponieważ przygotowanie poprawnego sprawozdania wymaga informacji o masie i rodzajach opakowań wprowadzonych na rynek polski.

Czy sprawozdanie trzeba złożyć również przy małej sprzedaży?

Może być wymagane także wtedy, gdy sprzedaż była niewielka.

Jeżeli firma posiada odpowiedni wpis i wprowadzała produkty w opakowaniach na rynek polski, należy każdorazowo sprawdzić obowiązek sprawozdawczy.

Mała liczba zamówień nie oznacza automatycznie, że sprawozdanie nie jest wymagane.

Czy zagraniczna firma potrzebuje polskiego numeru VAT?

Nie zawsze.

Obowiązki VAT i obowiązki BDO są odrębnymi zagadnieniami.

Firma może podlegać BDO także wtedy, gdy nie posiada polskiego numeru VAT. Brak polskiej rejestracji VAT nie oznacza więc automatycznie braku obowiązku rejestracji w BDO.

Czy numer BDO trzeba podać na Allegro?

Allegro może wymagać podania odpowiedniego numeru EPR lub BDO dla sprzedaży na rynku polskim.

Trzeba jednak pamiętać, że samo wpisanie numeru na koncie nie oznacza wykonania wszystkich obowiązków.

Firma nadal może być zobowiązana do prowadzenia ewidencji, składania sprawozdań i rozliczania opakowań.

Czy brak komunikatu od Allegro oznacza brak obowiązku?

Nie.

Obowiązek wynika z przepisów, a nie z tego, czy platforma sprzedażowa wysłała odpowiednie powiadomienie.

Firma może podlegać BDO, nawet jeżeli Allegro lub inna platforma jeszcze nie poprosiły o numer.

Czy obowiązek dotyczy także sprzedaży B2B?

Tak, może dotyczyć również sprzedaży B2B.

Jeżeli zagraniczna firma sprzedaje produkty w opakowaniach polskim przedsiębiorcom, hurtowniom, sklepom lub dystrybutorom, należy ustalić, kto jako pierwszy wprowadza te produkty na rynek polski.

Odpowiedzialność może zależeć od modelu sprzedaży, warunków dostawy i roli poszczególnych uczestników transakcji.

Co w przypadku magazynu lub fulfilmentu w Polsce?

Korzystanie z magazynu lub operatora fulfilment nie przenosi automatycznie wszystkich obowiązków na operatora logistycznego.

Należy sprawdzić:

• kto sprowadza produkty do Polski,
• kto pozostaje ich właścicielem,
• kto prowadzi sprzedaż,
• kto przygotowuje opakowania,
• kto jako pierwszy udostępnia produkt na polskim rynku.

Taki model wymaga indywidualnej analizy.

Czy dropshipping również może podlegać BDO?

Tak.

W przypadku dropshippingu należy ustalić:

• kto jest sprzedawcą wobec klienta,
• kto posiada produkt,
• kto dokonuje wysyłki,
• z jakiego kraju wysyłany jest towar,
• kto pakuje produkt,
• kto jako pierwszy wprowadza go na rynek polski.

Samo określenie modelu jako dropshipping nie rozstrzyga, który podmiot odpowiada za BDO.

Co w przypadku elektroniki lub baterii?

Sprzedaż elektroniki, urządzeń elektrycznych, baterii lub produktów zawierających baterie może oznaczać dodatkowe obowiązki.

Sama rejestracja w zakresie opakowań może być wtedy niewystarczająca.

Firma może podlegać także obowiązkom dotyczącym:

• sprzętu elektrycznego i elektronicznego,
• baterii i akumulatorów,
• dodatkowych ewidencji,
• osobnych sprawozdań,
• współpracy z właściwą organizacją odzysku,
• obowiązków informacyjnych wobec klientów.

Dlatego przed rejestracją należy sprawdzić cały asortyment firmy.

Co w przypadku opon, olejów lub preparatów smarowych?

Takie produkty również mogą podlegać dodatkowym działom BDO i osobnym obowiązkom.

Zakres rejestracji powinien zawsze odpowiadać rzeczywiście sprzedawanym produktom.

Nie należy rejestrować firmy wyłącznie w zakresie opakowań, jeżeli jej asortyment obejmuje również inne grupy produktów podlegające przepisom.

Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji?

Najczęściej potrzebne są:

• pełna nazwa firmy,
• adres siedziby,
• numer rejestrowy,
• numer VAT UE,
• dokument rejestrowy firmy,
• dane osób uprawnionych do reprezentacji,
• opis sprzedawanych produktów,
• informacje o sposobie sprzedaży,
• informacje o wysyłce do Polski,
• data rozpoczęcia sprzedaży,
• opis stosowanych opakowań,
• pełnomocnictwo.

Dokładny zakres dokumentów zależy od kraju siedziby, formy prawnej firmy i rodzaju działalności.

Czy dokumenty muszą być przetłumaczone na język polski?

Urząd może wymagać tłumaczenia dokumentów potwierdzających dane firmy lub sposób jej reprezentacji.

Zakres tłumaczeń zależy od rodzaju dokumentu, języka i wymagań organu prowadzącego postępowanie.

Przed rozpoczęciem procesu wskazujemy, które dokumenty trzeba przygotować i w jakiej formie powinny zostać przekazane.

Ile trwa rejestracja?

Czas procedury zależy przede wszystkim od:

• kompletności dokumentów,
• prawidłowego wyboru działów BDO,
• poprawności pełnomocnictwa,
• wniesienia wymaganych opłat,
• konieczności uzupełnienia dokumentów,
• czasu reakcji urzędu.

Prawidłowo przygotowany wniosek ogranicza ryzyko opóźnień i dodatkowych wezwań.

Co zrobić, jeżeli firma już sprzedaje w Polsce bez numeru BDO?

Należy możliwie szybko przeanalizować dotychczasową działalność.

W szczególności trzeba ustalić:

• datę rozpoczęcia sprzedaży,
• rodzaje sprzedawanych produktów,
• liczbę wysłanych przesyłek,
• masę wprowadzonych opakowań,
• wymagany zakres wpisu,
• ewentualne zaległe sprawozdania,
• obowiązki dotyczące recyklingu i opłat.

Następnie należy przygotować rejestrację oraz uporządkować zaległe obowiązki.

Czy można uzyskać numer tylko po to, aby wpisać go na Allegro?

Nie powinno się traktować BDO wyłącznie jako numeru wymaganego przez platformę sprzedażową.

Wpis powinien odpowiadać rzeczywistemu zakresowi działalności firmy.

Po rejestracji powstają dalsze obowiązki, dlatego firma musi być przygotowana również na prowadzenie ewidencji i coroczne rozliczenia.

Czy wpis BDO trzeba aktualizować?

Tak.

Aktualizacja może być potrzebna między innymi wtedy, gdy zmienia się:

• nazwa firmy,
• adres,
• forma prawna,
• osoba reprezentująca,
• asortyment,
• rodzaje opakowań,
• zakres działalności,
• kategorie produktów,
• model sprzedaży.

Wpis powinien zawsze odpowiadać aktualnemu stanowi faktycznemu.

Jakie są konsekwencje braku rejestracji?

Brak wymaganego wpisu może prowadzić do:

• wezwania ze strony urzędu,
• konieczności złożenia zaległych dokumentów,
• obowiązku przygotowania zaległych sprawozdań,
• naliczenia opłat,
• problemów z kontem sprzedażowym,
• ryzyka sankcji administracyjnych,
• konieczności odtworzenia danych za wcześniejsze okresy.

Dlatego najlepiej uporządkować obowiązki przed rozpoczęciem sprzedaży lub natychmiast po stwierdzeniu, że firma może podlegać BDO.

Jak możemy pomóc?

Permitra zapewnia kompleksową obsługę zagranicznych firm sprzedających produkty na rynku polskim.

Nie ograniczamy się wyłącznie do przygotowania wniosku i uzyskania numeru BDO.

Możemy przejąć cały proces, w tym:

• analizę działalności firmy,
• sprawdzenie sprzedawanego asortymentu,
• ustalenie właściwego zakresu rejestracji,
• przygotowanie dokumentów,
• przygotowanie pełnomocnictwa,
• złożenie wniosku,
• reprezentowanie firmy przed polskim urzędem,
• prowadzenie korespondencji,
• odpowiadanie na wezwania,
• uzyskanie numeru BDO,
• konfigurację dalszej obsługi,
• przygotowanie zasad ewidencji opakowań,
• pomoc w obliczaniu ich masy,
• wsparcie w wyborze organizacji odzysku,
• przygotowywanie corocznych sprawozdań,
• aktualizowanie wpisu,
• bieżące konsultacje.

Naszym celem jest nie tylko skuteczne przeprowadzenie rejestracji, ale także zapewnienie klientowi poczucia bezpieczeństwa na każdym etapie współpracy.

Przygotowujemy dokumenty, wyjaśniamy obowiązki i pilnujemy kolejnych etapów procesu. Klient nie musi samodzielnie poznawać polskich przepisów, obsługiwać systemu BDO ani prowadzić korespondencji z urzędem.

Przed rozpoczęciem współpracy można zadać nam dowolną liczbę pytań. Takie samo wsparcie zapewniamy również po rejestracji.

Nie pozostawiamy klienta wyłącznie z nadanym numerem BDO. Pomagamy również w dalszej obsłudze, rozliczeniach i wykonywaniu obowiązków w kolejnych latach.

Sprzedajesz produkty do Polski?

Skontaktuj się z nami, jeżeli:

• planujesz rozpocząć sprzedaż w Polsce,
• sprzedajesz przez własny sklep internetowy,
• korzystasz z Allegro lub innego marketplace’u,
• otrzymałeś prośbę o podanie numeru BDO,
• nie wiesz, czy zagraniczna rejestracja EPR jest wystarczająca,
• chcesz uporządkować wcześniejsze okresy sprzedaży,
• potrzebujesz partnera, który przejmie cały proces.

Przeanalizujemy Twoją działalność, odpowiemy na pytania i wskażemy, jakie obowiązki dotyczą Twojej firmy.

Jeżeli zdecydujesz się na współpracę, zajmiemy się nie tylko samą rejestracją, ale również dalszą obsługą całego procesu.

Ty możesz skupić się na sprzedaży i rozwoju firmy. My zadbamy o formalności, dokumenty, kontakt z urzędem i późniejsze obowiązki BDO.